Accesso all'Indice deinati in Trentino: intesa tra la Provincia autonoma di Trento e l'Arcidiocesi diTrento

Provvedimentodel 19 dicembre 2008

IL GARANTE PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza delprof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti,e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezionedei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la richiesta della Provinciaautonoma di Trento del 20 novembre 2008 (prot. n. 3270/08/S130/Mc) in ordineall'Intesa stipulata con l'Arcidiocesi di Trento il 5 novembre 2008 "inmateria di trattamento dei dati personali da includere nell'Indice dei nati inTrentino fra il 1815 e il 1923 e sua pubblicazione";

Vista la nota del Ministero dell'interno,Dipartimento per gli affari interni e territoriali, Direzione centrale per iservizi demografici, Area III–Stato civile (prot. n. 200706326-15100/16030del 18 settembre 2007);

Visto il codice di deontologia e di buonacondotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (Provv. del Garante n. 8/P/21 del 14  marzo 2001, inG.U. 5 aprile 2001, n. 80, Allegato A.2 al Codice);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell'Ufficio,formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento delGarante, n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;

PREMESSO:

La Provincia autonoma di Trento hachiesto al Garante di esprimersi in ordine a un'Intesa stipulata conl'Arcidiocesi di Trento il 5 novembre 2008 "in materia di trattamento deidati personali da includere nell'Indice dei nati in Trentino dal 1815 al 1923 esua pubblicazione", la cui efficacia è subordinata all'espressione delparere favorevole del Garante.

L'Intesa, come disposto dall'art. 5,comma 4, del codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti didati personali per scopi storici, intende definire l'assetto gestionale eorganizzativo, nonché i conseguenti profili di responsabilità, in meritoall'adozione delle idonee misure riguardanti l'elaborazione informatica e lafruibilità sulla rete Internet del predetto Indice per esclusivi fini diricerca storica.

L'Indice è costituito da 1,280 milioni dischede identificative relative ai soggetti nati in Trentino dal 1815 al 1923.Ogni scheda riporta cognome e nome, genere e data di nascita, nome del padre,cognome e nome della madre, codice identificativo della parrocchia e delcomune, campi per le note e il soprannome.

Con nota del 18 settembre 2007, ilMinistero dell'interno, Dipartimento per gli affari interni e territoriali,interpellato dalla Provincia autonoma di Trento in merito all'iniziativa inesame, si è espresso positivamente sull'iniziativa, a condizione che leinformazioni estratte dagli atti di stato civile vengano rese disponibili online solo decorsi settanta annidalla loro annotazione e che la banca dati resa consultabile abbia finalitàmeramente informative, prive di valore certificatorio.

I dati dei nati che, sulla basedell'Intesa, saranno resi disponibili attraverso la rete Internet a soggettideterminati per fini di ricerca storica non comprenderanno i campi per le notee il soprannome (riservati agli archivisti diocesani); la fruibilità del nomedel padre e del cognome e nome della madre potrà avvenire solo decorsi centotreanni dalla data di nascita delle persone elencate nell'Indice.

L'Intesa prevede altresì che l'eventualedisponibilità on line diulteriori dati sia subordinata a una nuova intesa da sottoporre all'esame delGarante per la protezione dei dati personali. Tali dati -come indicato nelpredetto avviso del Ministero dell'Interno- saranno resi disponibili solodecorsi almeno settanta anni dalla formazione degli atti, ai sensi dell'art.177 del Codice e nel rispetto dell'art. 10, comma 2, del predetto codice dideontologia e di buona condotta, nonché delle regole stabilite in materia dallalegislazione canonica.

L'accesso all'Indice potrà avvenireunicamente previa registrazione e i fruitori saranno identificati attraversonome, cognome, data di nascita, Stato di residenza e indirizzo di postaelettronica. L'abilitazione all'accesso avverrà, con nome utente e parolachiave, per un periodo non superiore a sei mesi. Inoltre, i fruitori dovrannoaccettare le condizioni d'uso in ordine alla finalità esclusivamente storicadell'interrogazione dell'Indice, al rispetto del predetto codice di deontologiae di buona condotta, nonché alla natura puramente informativa, e senza valoredi certificazione, dei dati.

L'Intesa stabilisce che, al fine diattivare la ricerca, sarà necessario immettere nella maschera di interrogazionealmeno il cognome, il genere e l'anno di nascita dell'interessato (è ammessouno scarto di cinque anni). Qualora a seguito dell'immissione dei campisopraindicati dovesse comparire la dicitura "cognome inesistente" ilsistema potrà suggerire cognomi e nomi simili. La visualizzazione completa dei campipotrà, tuttavia, avvenire solo a livello di singola scheda identificativa.

Per quanto riguarda, infine, alcunispecifici profili riguardanti il trattamento dei dati personali, l'Intesa recadisposizioni in materia di designazioni di responsabili e incaricati deltrattamento, l'adozione di misure di sicurezza e l'esercizio dei diritti di cuiall'art. 7 del Codice.

OSSERVA:

L'Intesa, stipulata sulla base di unaprecedente Intesa del 10 settembre 1993 tra la Provincia autonoma di Trento(che esercita competenza primaria in materia di archivi ai sensi del d.P.R. 1novembre 1973, n. 690) e l'Arcidiocesi di Trento in tema di archivi degli entiecclesiastici dipendenti dall'autorità diocesana, definisce i termini e lemodalità per consultare l'Indice dei nati in Trentino dal 1815 al 1923 (annofino al quale in Trentino le funzioni di stato civile erano svolte daiparroci). Tale Indice è stato elaborato attraverso la consultazionedell'Archivio diocesano Tridentino, dove sono conservati i microfilm dei registri dei nati, dei morti e dei matrimonipresenti negli archivi delle parrocchie del Trentino, inizialmente con lo scopodi agevolare la ricerca genealogica ai fini dell'evasione delle richiestecertificatorie inoltrate alle parrocchie dai discendenti degli emigratitrentini per il riconoscimento della cittadinanza italiana ai sensi della legge14 dicembre 2000, n. 379.

L'Intesa prevede la comunicazione ditaluni dati personali contenuti nell'Indice a soggetti previamente registrati eidentificati, esclusivamente per finalità di ricerca storica.

Le modalità individuate nell'Intesa perl'accesso a tali informazioni non risultano contrastanti con le norme disettore e il codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti didati personali per scopi storici.

Va rilevato che non viene consentita laconsultazione di notizie relative a matrimoni, separazioni, divorzi, regimepatrimoniale dei coniugi, provvedimenti di inabilitazione e interdizione ecambio del nome. In base alla normativa di settore sopra citata, conformementea quanto indicato dal Ministero dell'interno, la consultazione di taliinformazioni contenute negli atti di stato civile è permessa esclusivamentedecorsi settanta anni dalla loro annotazione. Inoltre, anche al fine dirispettare quanto previsto dall'art. 93, comma 2, del Codice (in riferimentoalla madre che abbia dichiarato di non voler essere nominata), l'Intesastabilisce che la fruibilità dei campi relativi alle generalità dei genitori puòavvenire solo decorsi centotre anni dalla data di nascita delle singole personeelencate nell'Indice.

Occorre, peraltro, rilevare che laconsultazione dell'Indice deve conformarsi alle specifiche disposizioni disettore che vietano di fornire informazioni con riferimento a particolaritipologie di dati personali (cfr., per il rapporto di adozione, l'art. 28 dellalegge 4 maggio 1983, n. 184 e, per la rettificazione del sesso, l'art. 5 dellalegge 14 aprile 1982, n. 164).

Al fine di garantire al fruitore laconsapevolezza delle circostanze sopra elencate volte a rispettare lespecifiche normative di settore, oltre alle altre notizie che gli verrannofornite ai sensi dell'art. 10 dell'Intesa, l'utente deve essere reso edotto delfatto che sono consultabili esclusivamente (con le predette limitazioni normative)i dati contenuti negli atti di stato civile decorsi settanta anni dalla loroannotazione.

L'Intesa menziona l'esercizio dei dirittidell'interessato di cui all'art. 7 del Codice, da parte di chi ha un interesseproprio, o agisce a tutela dell'interessato o per ragioni familiari meritevolidi protezione per dati concernenti persone decedute (art. 9, comma 3, delCodice). In proposito si sottolinea che, come evidenziato dalla Provinciastessa nella richiesta di parere, tali diritti dovranno essere opportunamentegarantiti in particolare anche per quanto riguarda l'aggiornamento dei dati.

Sulla base di quanto sopra osservato, ilGarante non ha rilievi critici da formulare sull'Intesa.

TUTTO CIÒ PREMESSO ILGARANTE:

prende atto positivamente, nei termini dicui in motivazione, dell'Intesa stipulata tra la Provincia autonoma di Trento el'Arcidiocesi di Trento "in materia di trattamento dei dati personali daincludere nell'Indice dei nati in Trentino dal 1815 al 1923 e suapubblicazione", invitando la Provincia autonoma di Trento a informare gliutenti che possono essere consultati soltanto dati contenuti negli atti distato civile decorsi settanta anni dalla loro annotazione, resi conoscibili inconformità a disposizioni di settore.

Roma, 19 dicembre 2008

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Fortunato

Il segretario generale
Buttarelli