Garante per la protezione
    dei dati personali


vedi anche:
newsletter del 27 agosto 2014

Comunicazione di dati personali relativi ai motividell'assenza dal lavoro

PROVVEDIMENTO DEL 3 LUGLIO 2014

Registrodei provvedimenti
 n. 341 del 3 luglio 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLAriunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clericie della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia,segretario generale;

VISTO ild.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei datipersonali, di seguito "Codice");

VISTA lasegnalazione concernente il trattamento di dati personali riferiti ailavoratori effettuato da Conerobus S.p.A.;

ESAMINATAla documentazione in atti;

VISTE leosservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000;

RELATOREla prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1.1. LaFit Cisl (Federazione italiana trasporti) ha lamentato il trattamento posto inessere da Conerobus S.p.A. (di seguito, la società) − società per lamobilità intercomunale che gestisce il trasporto pubblico locale, in prevalenzaattraverso servizi ordinari di linea, urbano ed extraurbano nell'ambito dellaprovincia di Ancona, − consistente nella divulgazione di dati personali,anche di natura sensibile, relativi ai motivi dell'assenza dal lavoro delproprio personale. Tali informazioni verrebbero rese disponibili a tutti idipendenti mediante affissione di tabelle relative ai turni di servizio sullebacheche ubicate presso i depositi aziendali dei mezzi di trasporto utilizzatiper la gestione del servizio, nonché tramite la rete aziendale (intranet) checonsente a ciascun dipendente l'accesso ad un'area riservata digitando ilproprio numero di matricola e una password consistente nella propria data dinascita.

1.2. Inparticolare, il sindacato ha evidenziato che la società rende nota all'internodell'azienda una tabella relativa ai turni di lavoro sulla quale sono altresìriportate le specifiche motivazioni dell'assenza dal servizio del personale,espresse mediante sigle sintetiche (ad esempio, "MA" in luogo di "malattia","PAD" in luogo di "permesso assistenza disabili, l. n.104/1992", "S" in luogo di "sospensione-sanzionedisciplinare", "PS" in luogo di "permesso sindacale",cfr. tabelle allegate alla nota del 9 ottobre 2013). La società rende inoltredisponibile al personale, con le medesime modalità, apposita legendaesplicativa delle abbreviazioni sopra indicate (cfr. nota 11 e 19 settembre esuccessiva integrazione 9 ottobre 2013, in atti).

2. Nelcorso dell'istruttoria la società ha dichiarato che (cfr. comunicazione del 4novembre 2013, in atti):

a. "i turni diservizio giornaliero" vengono comunicati "mediante affissione delrelativo documento cartaceo nei depositi interessati, con indicazione dimatricola del lavoratore, nominativo, turno, inizio e fine servizio";

b. tale strumento diorganizzazione aziendale "rende un quadro complessivo delle disponibilitàe delle assegnazioni, nonché delle indisponibilità" del personale;

c. se da un lato"le assenze programmate non introducono motivi di turbamento all'assettodei turni [] le assenze sopravvenute [individuate in via esemplificativa dallasocietà in "malattie", "assistenza disabili","donazione sangue", "permesso elettorale", "congedoparentale"] incidono sulla gestione del rapporto di lavoro con gli altridipendenti [eventualmente] chiamati ad effettuare le sostituzioni";

d. in questi casi"l'obliterazione di ogni motivazione relativa ai permessi, soprattutto incasi di reiterazione di richieste, porterebbe ad una conflittualità traoperatori e tra questi e l'azienda tale da incidere [] sul corretto andamentodel servizio";

e. "la diffusionedi tali dati all'interno dell'azienda − ed ai soli distaccamentiaziendali interessati − è finalizzata unicamente all'ottimaleorganizzazione del servizio [] a favorire la serena valutazione dellesostituzioni ed evitare contestazioni".

3.1. Si fapresente che, anche alla luce di quanto rappresentato dalla società, titolaredel trattamento, (dichiarazioni di cui l'autore risponde ai sensi dell'art. 168del Codice) circa il fatto che il trattamento di tali dati avverrebbe"all'interno dell'azienda− ed ai soli distaccamenti aziendaliinteressati", non ricorre, come sostenuto invece dal sindacato segnalante,nel caso di specie, un'ipotesi di diffusione ai sensi dell'art. 4, comma 1lett. m) del Codice, atteso che le tabelle sopra menzionate vengono comunquerese disponibili al personale in una sezione ad accesso riservato dellaintranet aziendale e su bacheche ubicate in locali il cui accesso, come risultadalle dichiarazioni rese, è consentito unicamente ad un novero determinato odeterminabile di soggetti (art. 4, comma 1 lett. l) del Codice).

3.2. Tantopremesso si osserva, tuttavia che, sebbene le informazioni sopra menzionatepossano lecitamente essere oggetto di trattamento da parte del datore di lavoro− mediante il personale espressamente incaricato ai sensi dell'art. 30del Codice−, nella misura in cui siano necessarie e pertinenti per darecorretta esecuzione al rapporto di lavoro ovvero per attuare previsioni contenutein leggi, regolamenti, contratti e accordi collettivi (artt. 11 comma 1 lett.a) e d), nonché 24, lett. a) e b) e, con riferimento ai dati sensibili, art. 26del Codice, anche in assenza del consenso dell'interessato, nei limiti e allecondizioni espressamente indicate dal Garante nell'Autorizzazione n. 1/2013,relativa al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro), tuttavia, lemedesime informazioni, specie se di natura sensibile, non possono essere messea conoscenza di terzi non legittimati, quali, come avvenuto nel caso di specie,gli altri dipendenti addetti al servizio di trasporto e comunque nonrisultanti, allo stato degli atti, espressamente incaricati dello specificotrattamento derivante dalla gestione del rapporto di lavoro.

3.3. Conspecifico riferimento a quanto rappresentato dalla società circa la necessitàdi soddisfare esigenze di servizio mediante il trattamento in questione, sirileva che, sebbene l'affissione nella bacheca aziendale di ordini di servizio,di turni lavorativi o di disposizioni riguardanti l'organizzazione del lavoro el'individuazione delle mansioni cui sono deputati i singoli dipendenti possa,in alcuni casi, essere imposta dalla stessa necessità di dare esecuzione aobblighi derivanti dal contratto, anche collettivo, di lavoro (art. 24, comma1, lett. b) del Codice, cfr. anche Linee guida in materia di trattamento didati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoroalle dipendenze di datori di lavoro privati>, punto 5), tuttavia,nel caso concreto, l'espressa indicazione sulle menzionate tabelle, espostepresso i depositi aziendali e pubblicate nella intranet aziendale, non solo deiturni di lavoro ma anche di numerose informazioni di dettaglio ed inparticolare delle specifiche ragioni giustificative dell'assenza dal serviziocon riguardo a ciascun lavoratore, si pone in violazione della disciplina diprotezione dei dati personali.

Inparticolare, infatti, sebbene la società abbia adottato sigle sintetiche perciascuna causale d'assenza, le stesse risultano comunque idonee a far conosceredati personali anche sensibili riferiti ai colleghi. Tanto in ragione sia dellacaratteristica delle sigle stesse, consistenti in acronimi o abbreviazionidelle cause giustificative dell'assenza dal servizio (ad esempio,"MA" in luogo di "malattia", "PAD" in luogo di"permesso assistenza disabili, l. n. 104/1992", "I" inluogo di "infortunio", "S" in luogo di"sospensione-sanzione disciplinare", "PD" in luogo di"permesso decesso familiare", "PP" in luogo di"permesso parentale", "PS" in luogo di "permessosindacale", cfr. tabelle allegate alla nota del 9 ottobre 2013), sia inragione del fatto che la legenda, atta ad esplicitare il significato dellemenzionate sigle, sarebbe parimenti affissa sulle bacheche ovvero resa comunquedisponibile al personale (cfr. note 11 e 19 settembre e successiva integrazione9 ottobre 2013, in atti).

3.4. Allaluce delle considerazioni che precedono, nel caso di specie, le modalità deltrattamento posto in essere dalla società rendono indebitamente edotto ciascunlavoratore di vicende personali riferite ad altri colleghi, dando luogo adun'illecita comunicazione di dati personali (art. 4, comma 1, lett. l) e art.11, comma 1, lett. a), del Codice; cfr. punto 5.3, Linee guida cit.).

Lelamentate operazioni di trattamento risultano in violazione del principio dipertinenza e non eccedenza (art. 11, comma 1, lett. d) del Codice) atteso che,contrariamente a quanto sostenuto dalla società, il regolare avvicendamento deiturni di lavoro e la programmazione degli stessi non presuppone necessariamentela messa a conoscenza del personale in servizio delle specifiche ragioni chegiustificano l'assenza dei colleghi, essendo sufficiente, al fine di soddisfarela dichiarata finalità, fornire agli altri autisti la mera informazione inordine all'assenza dei colleghi ovvero alla necessità di provvedere allasostituzione di qualcuno di loro.

4.Ritenuto illecito per le ragioni illustrate il trattamento dei dati personali,anche di natura sensibile riferiti ai lavoratori, si vieta alla società, aisensi dei citati artt. 143, comma 1, lett. c), 144  e 154, comma 1, lett.d), del Codice, l'ulteriore comunicazione dei dati personali dei soggettiinteressati mediante l'utilizzo delle tabelle menzionate nel presenteprovvedimento; deve essere inoltre prescritto, ai sensi degli artt. 143, comma1, lett. b), 144 e 154, comma 1, lett. c), del Codice, di adottare opportunemisure, idonee a conformare il trattamento dei dati personali, specie se dinatura sensibile e idonee a rivelare lo stato di salute, alla disciplina diprotezione dei dati personali, anche alla luce delle indicazioni già formulatein via generale nelle menzionate Linee guida, ad esempio, provvedendo a chenelle comunicazioni interne relative ai turni di servizio, esposte o resedisponibili tramite la rete aziendale, vengano riportati i soli datiidentificativi dei lavoratori e la turnazione stabilita per il personale inservizio, espungendo la causale d'assenza con riguardo al personale non inservizio.

TUTTO CIO' PREMESSO, IL GARANTE

neiconfronti di Conerobus S.p.A.:

a)dichiara illecito, nei termini indicati in motivazione, il trattamento dei datipersonali degli interessati effettuato mediante la comunicazione a soggetti nonlegittimati delle ragioni di assenza dal servizio del personale, in violazionedegli artt. 11. comma 1, lett. a) e d), 24, 26 del Codice;

b) vieta, ai sensi dei citati artt. 143, comma 1, lett. c), 144 e 154, comma 1,lett. d), del Codice, l'ulteriore comunicazione dei dati personali relativialle ragioni di assenza dal servizio dei lavoratori contenuti nelle tabellemenzionate nel presente provvedimento;

c)prescrive, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1,lett. c), del Codice, di adottare senza ritardo, e comunque entro trenta giornidal ricevimento del presente provvedimento, opportune misure, idonee aconformare il trattamento dei dati personali, specie se di natura sensibile eidonei a rivelare lo stato di salute, alla disciplina di protezione dei datipersonali, anche alla luce delle indicazioni già formulate in via generalenelle menzionate Linee guida, provvedendo a che nelle comunicazioni internerelative ai turni di servizio, esposte o rese disponibili tramite la reteaziendale, vengano riportati i soli dati identificativi dei lavoratori e laturnazione stabilita per il personale in servizio, espungendo la causaled'assenza con riguardo al personale non in servizio.

Ai sensidegli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presenteprovvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziariaordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha laresidenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trentagiorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessantagiorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 3luglio 2014

Il presidente
Soro

Il relatore
Califano

Il segretario generale
Busia