di Andrea Di Stefano

La posta elettronica può essere considerata una delle più grandi rivoluzioni dalla nascita della scrittura. L'e-mail, entrata ormai nel nostro quotidiano, ha cambiato stili di vita privati e professionali. Ma è diventata rapidamente anche un flagello perché provoca un enorme volume di informazioni non desiderate. E se, da una parte è uno strumento per favorire la comunicazione interpersonale, dall'altra può essere perfino una barriera ai contatti umani. I giudizi e le reazioni sulla posta elettronica, e sul suo utilizzo, sono dunque così ampi e vasti come la sua diffusione nel mondo così detto civilizzato: privati, aziende, letterati e studiosi, sono sempre più divisi tra il sentimento di odio e quello di amore. Ma è un dato è certo: oggi è realmente molto difficile sfuggire alla posta elettronica. Nelle relazioni di lavoro è poi praticamente impossibile e crea una dipendenza che provoca addirittura elevati livelli di stress, come evidenziato da una ricerca condotta da Veritas Software, una delle società leader nelle soluzioni per lo storage, cioè per sistemi di archiviazione dei dati.

Lo studio è stato effettuato su un campione di 850 imprese degli Stati Uniti, Gran Bretagna, Francia, Germania, Italia, Spagna, Svezia, Svizzera, Austria, Polonia, Medio Oriente, Paesi Bassi, Olanda e Sud Africa. La dipendenza da posta elettronica significa che i livelli di stress aumentano rapidamente quando questa è fuori uso: dalle risposte degli intervistati risulta infatti che al verificarsi di un blocco del sistema un quinto degli utenti diventa irascibile immediatamente, un terzo nell'arco di 5 minuti e un altro terzo in 30 minuti fino a giungere a un totale dell'82% degli utenti "adirati" entro una sola ora.

Le informazioni contenute nelle mailbox sono quindi cruciali sia per i privati che per le imprese. Eppure dalla stessa ricerca condotta da Veritas emerge che più di un quinto delle aziende (11 %) non mette a disposizione di chi ha in dotazione pc portatili funzioni di salvataggio dati (il back up), mentre nel 32% dei casi i responsabili delle strutture Information Technology (It) confidano che gli utenti gestiscano di propria iniziativa queste procedure.

L'unica funzione presente è quella della conservazione dei messaggi di posta elettronica, ma solo se si tratta di informazioni molto recenti: il 99% delle aziende archivia, in un modo o nell'altro, le proprie e-mail o il 92% dichiara di poterle recuperare in caso di caduta di sistema. Ma la situazione peggiora drasticamente se si tratta di richiamare dati più vecchi: solo un quinto delle aziende intervistate (18%) è in grado di recuperare le e-mail dell'anno precedente.

La gestione della posta elettronica è quindi a tutti gli effetti il settore nel quale privati e aziende possono investire per migliorare in modo consistente la qualità e la sicurezza dei propri dati. In alcuni casi si tratta di processi abbastanza facili, come effettuare il back up almeno ogni 24 ore se si tratta di un'impresa e ogni due-tre giorni nel caso di un singolo. Una volta si trattava di operazioni costose soprattutto in termini di conservazione di queste informazioni: una mailbox raggiunge e supera rapidamente la dimensione dei gigabyte e quindi è indispensabile avere a disposizione spazio fisico cioè dischi rigidi. Nonostante l'acquisto di memoria sia diventato estremamente conveniente sono ancora moltissime le aziende, anche di grandi dimensioni, che non applicano regole precise e non gestiscono in modo efficiente questo servizio cruciale. In alcuni casi si tratta di timore per l'esternalizzazione dei dati ma lasciare le mailbox dei propri dipendenti presso un datacenter è in realtà molto più sicuro che immagazzinarle in server all'interno delle sedi aziendali. C'è poi un elemento di integrazione dei sistemi: gestire il back up e l'archiviazione dei servizi di posta significa mettere a punto un architettura di Rete efficiente e affidare al responsabile It una crescente responsabilità.

(Ndr: ripreso dal Dossier Affari&Finanza de la Repubblica del 10 gennaio 2005)