RISOLUZIONE RELATIVA ALLA CREAZIONE DI UN COMITATO DIRETTIVO PERMANENTE PER LA RAPPRESENTANZA IN OCCASIONE DI INCONTRI TENUTI DA ORGANISMI INTERNAZIONALI 

(Traduzione non ufficiale)

Autorità proponente: Privacy Commissioner della Nuova Zelanda

Co-sponsor:

Privacy Commissioner dell'Australia, 
Privacy Commissioner del Canada, 
Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) – Francia
, Garante europeo per la protezione dei dati
, Autorità federale per la protezione dei dati e l'accesso alle informazioni – Germania, 
Autorità per la protezione dei dati e l'accesso alle informazioni della città di Berlino, Germania
, Privacy Commissioner for Personal Data, Hong Kong
, Data Protection Commissioner, Irlanda, 
Garante per la protezione dei dati personali – Italia, 
Agenzia per la protezione dei dati, Spagna
, Autorità federale per la protezione dei dati e l'accesso alle informazioni – Svizzera

Risoluzione


La 30^ma Conferenza internazionale delle autorità per la protezione dei dati e la privacy,

Viste

(a) la risoluzione della 25^ma Conferenza con cui si invitavano gli organismi internazionali ad adottare meccanismi idonei a garantire attenzione per gli aspetti connessi alla protezione dei dati nella definizione di standard, regole o prassi comuni che incidano sui trattamenti di dati personali svolti a livello nazionale; ⁽¹⁾

(b) la Dichiarazione di Montreux adottata in occasione della 27^ma Conferenza, contenente l'impegno a rafforzare la collaborazione con gli organismi internazionali; ⁽²⁾

(c) la Dichiarazione di Londra adottata in occasione della 28^ma Conferenza, che invitava le autorità per la protezione dei dati a sviluppare strategie coordinate che consentissero interventi innovativi e maggiormente efficaci e, in particolare, un miglior riconoscimento istituzionale a livello internazionale; ⁽³⁾

(d) la risoluzione della 29^ma Conferenza, in cui si tracciavano le linee di un processo mirante  ad influire sulla formulazione delle politiche internazionali in materia di protezione dei dati attraverso il riconoscimento dello status di osservatore in occasione degli incontri tenuti da organismi internazionali; ⁽⁴⁾

(e) la risoluzione della 29^ma Conferenza sulla definizione di standard internazionali, in cui si invitava la Conferenza a definire modalità utili alla messa in comune dell'esperienza e delle conoscenze complessivamente acquisite dalle autorità per la protezione dei dati e a rendere l'ISO partecipe di tali esperienze e conoscenze con riguardo alla definizione di standard in materia di privacy; ⁽⁵⁾

Delibera

di dare vita ad un meccanismo che consenta di fornire un contributo collettivo  all'attività di organismi internazionali e di garantire la rappresentanza delle autorità per la protezione dei dati in occasione di incontri tenuti da organismi internazionali, governativi e di altra natura, al fine di favorire la promozione dei principi fondamentali e universali della protezione dei dati e della privacy a livello internazionale,

       di costituire un Comitato Permanente della Conferenza denominato Comitato Direttivo per la Rappresentanza presso Organismi Internazionali, la cui attività sarà disciplinata ai sensi delle disposizioni di cui all'Allegato alla presente Risoluzione,

       di eleggere un Comitato Direttivo iniziale, ⁽⁶⁾

       di conferire al Comitato Direttivo iniziale un mandato esplorativo rispetto all'utilità di ottenere il riconoscimento dello status di osservatore, ed eventualmente lo status di rappresentante, in occasione degli incontri degli opportuni comitati o gruppi di lavoro dei seguenti organismi internazionali:

a. OCSE ⁽⁷⁾

b. ISO, International Organisation for Standardisation ⁽⁸⁾

c. Consiglio d'Europa ⁽⁹⁾

d. APEC ⁽¹⁰⁾

e. International Law Commission [Commissione internazionale per il diritto] ⁽¹¹⁾

f. International Telecommunications Union [Unione internazionale delle telecomunicazioni], ITU ⁽¹²⁾

g. UNESCO

Oltre agli organismi internazionali sopra indicati, qualora il Comitato Direttivo lo ritenga utile ed opportuno, il Comitato stesso potrà chiedere il riconoscimento dello status di rappresentante in occasione degli incontri di comitati e gruppi di lavoro di altri organismi internazionali, conformemente alla procedura prevista al punto 2d dell'Allegato.

 

ALLEGATO

Disposizioni generali relative al Comitato Direttivo per la Rappresentanza presso Organismi Internazionali

1. Componenti


a. I membri del Comitato Direttivo possono essere

I. Eletti dalle Autorità per la protezione dei dati (APD) accreditate, durante la sessione a porte chiuse della Conferenza,

II. Co-optati dal Comitato Direttivo nel periodo intercorrente fra due Conferenze (nei casi specifici indicati al punto 1d).

b. Ogni APD accreditata presso la Conferenza può essere eletta o co-optata quale membro del Comitato Direttivo.

c. Il Comitato Direttivo deve comprendere fra 5 e 15 APD.

d. Il Comitato Direttivo dovrebbe, se possibile, comprendere membri di tutte le regioni del mondo. Nel periodo intercorrente fra due Conferenze, il Comitato Direttivo può co-optare un massimo di 2 APD allo scopo di garantire il permanere di un'ampia rappresentanza.

e. I componenti eletti del Comitato Direttivo restano in carica per 2 anni. I componenti possono rassegnare le dimissioni prima del termine dell'incarico e possono essere rieletti senza alcun limite. I componenti co-optati restano in carica fino alla successiva Conferenza.

2. Mandato relativo agli organismi internazionali


a. La risoluzione con cui è stato costituito il Comitato Direttivo ha conferito a quest'ultimo un mandato esplorativo finalizzato al riconoscimento dello status di osservatore (o simile ⁽¹³⁾) presso organismi internazionali, il cui numero è stato fissato inizialmente in sei.

b. La Conferenza può conferire al Comitato Direttivo, a seconda dei casi, il mandato di ottenere il riconoscimento dello status di rappresentante presso altri organismi internazionali.

c. Una delle funzioni attribuite al Comitato Direttivo consiste nell'individuare ogni occasione utile relativamente alla rappresentanza sottoponendo alla Conferenza raccomandazioni finalizzate alla definizione di un mandato rispetto all'ottenimento di tale rappresentanza.

d. Il Comitato Direttivo può attivarsi ai fini dell'ottenimento dello status di rappresentante presso altri organismi internazionali in assenza di uno specifico mandato da parte della Conferenza. Tuttavia, il Comitato Direttivo deve ottenere in merito la previa approvazione di almeno la metà delle APD accreditate presso la Conferenza.

3. Procedura


a. Il Comitato Direttivo elegge un Presidente.

b. Il Comitato Direttivo definisce autonomamente il proprio regolamento, ne fornisce documentazione e lo comunica ai componenti del Comitato Direttivo ed alle altre APD.

4. Compiti del Comitato Direttivo


a. I compiti del Comitato Direttivo sono fissati nella presente disposizione ed in altre di cui al presente documento; essi comprendono, inoltre, qualsivoglia altro compito ad esso conferito sulla base di una risoluzione della Conferenza.

b. I compiti principali del Comitato Direttivo sono i seguenti:

I. analizzare il contesto internazionale allo scopo di individuare opportunità di utile partecipazione;

II. curare le richieste finalizzate al riconoscimento dello status di osservatore in occasione degli opportuni incontri internazionali;

III. una volta ottenuto il riconoscimento del suddetto status, assicurare la presenza di una o più DPA quali componenti la delegazione della Conferenza:

IV. Mettere a punto e documentare le procedure di definizione del mandato dei delegati ad opera del Comitato Direttivo;

V. Fornire indicazioni generali o specifiche ai delegati della Conferenza;

VI. Ricevere le relazioni redatte dai delegati;

VII. Riferire alla Conferenza.

c. Oltre ad ogni ulteriore relazione che il Comitato Direttivo ritenga utile, il Comitato Direttivo è tenuto a presentare le seguenti relazioni:

I. Un rapporto annuale in forma scritta, destinato alla Conferenza, in merito alle attività svolte dal Comitato Direttivo, con l'indicazione delle richieste avanzate o soddisfatte rispetto allo status di osservatore, alla nomina di delegati, ed alle riunioni alle quali si sia intervenuti;

II. Il primo rapporto annuale deve comprendere una relazione sull'applicazione della Risoluzione che ha costituito il Comitato Direttivo, anche con riguardo alle presenti Disposizioni generali, e formulare raccomandazioni sui miglioramenti giudicati necessari od opportuni;

III. Raccomandazioni concernenti eventuali ulteriori organismi internazionali rispetto ai quali conferire mandato al Comitato Direttivo.

5. Delegati


a. Il Comitato Direttivo deve definire le procedure di nomina dei delegati in via generale ed in casi specifici.

b. Il Comitato Direttivo può nominare delegato qualsiasi APD anche se quest'ultima non è membro del Comitato Direttivo.

c. La nomina a delegato può valere per uno specifico incontro o per un lasso di tempo determinato. Le nomine a tempo determinato sono soggette a revisione o rinnovo su base regolare.

d. Il Comitato Direttivo impartisce ai delegati istruzioni di carattere generale.

e. Tutte le risoluzioni della Conferenza sono da ritenersi istruzioni permanenti rivolte a tutti i delegati.

f. Nel quadro dell'attività finalizzata ad impartire istruzioni di carattere generale o specifico ai singoli delegati, il Comitato Direttivo deve mettere a punto procedure utili a raccogliere, se del caso, l'opinione delle APD interessate. Per "APD interessate" si intendono:

I. Le APD di Paesi o economie che siano membri dell'organismo internazionale in oggetto;

II. Tutte le APD, in alcuni casi.

6. Costi


a. La Conferenza non risponde di qualsivoglia spesa sostenuta dal Comitato Direttivo, dai componenti di quest'ultimo o dai delegati.

b. Il Comitato Direttivo non risponde di qualsivoglia spesa sostenuta da componenti o delegati.

 

NOTE
1 Risoluzione sulla protezione dei dati e gli organismi internazionali, Sydney, 2003. Il testo di tale risoluzione e delle altre risoluzioni citate nel presente documento è disponibile all'indirizzo http://www.privacyconference2008.org 


2 "La protezione dei dati personali e della privacy in un mondo globalizzato: Un diritto universale rispettoso delle diversità", Montreux, 2005.


3 "Comunicare la protezione dei dati ed accrescerne l'efficacia", Londra, 2006.


4 Risoluzione del Gruppo di lavoro sulle procedure organizzative della Conferenza, Montreal, 2007.


5 Risoluzione sulla messa a punto di standard internazionali, Montreal, 2007.


6 L'autorità proponente e le autorità co-proponenti si candidano quali membri di tale Comitato Direttivo.


7 Verosimilmente il Working Party on Information Security and Privacy (WPISP) dell'OCSE.


8 Verosimilmente con particolare riguardo al Gruppo di lavoro ISO sulla gestione dell'identità e le tecnologie della privacy (WG5).


9 Verosimilmente il Comitato consultivo sulla Convenzione 108 (v. Testo della Convenzione 108/1981, Capo V).


10 Verosimilmente il Comitato direttivo sul commercio elettronico, Sottogruppo sulla privacy.


11 Componente del sistema delle Nazioni Unite.


12 Verosimilmente nell'ambito del Gruppo Standardizzazione.


13 Presso alcuni organismi internazionali gli osservatori sono talora denominati "ospiti" accreditati o "funzionari di collegamento".