CONSIGLI PROVINCIALI E TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

E' stato chiesto al Garante come debbano comportarsi i consigli provinciali nel trattare i dati quando ci si trovi a dover nominare i componenti di enti, società, comitati e altri organismi. E questo sia nel caso che la nomina competa direttamente ai consigli, sia nel caso che le persone vengano indicate da singoli consiglieri o da gruppi consiliari.

Nella prima ipotesi i dati personali trattati ai fini della nomina sono per lo più comuni, riguardando, ad esempio, le generalità dei candidati, l'eventuale posizione di lavoro ecc.

Nelle altre ipotesi, invece, la circostanza che l'indicazione dei nominativi sia effettuata dai singoli consiglieri o da gruppi consiliari di minoranza sembra far ritenere che si tratti anche di dati "sensibili" , idonei a rivelare le opinioni politiche dell'interessato, potendosi presumere che i soggetti indicati appartengano, più o meno direttamente, all'area politica del consigliere o del gruppo che li propone.

Alla luce di queste premesse, l'Autorità ha affermato che, in entrambi i casi, il trattamento di tali dati da parte del consiglio provinciale è legittimo. L'Autorità ha, comunque, sottolineato la necessità che, nello svolgimento dei trattamenti, siano rispettati i principi sanciti dalla legge n.675 del 1996: in particolare, per quanto riguarda gli obblighi concernenti l'informativa all'interessato, le misure da adottare per garantire la sicurezza degli archivi e il principio di pertinenza, in base al quale possono essere trattati solo i dati strettamente necessari alle finalità per le quali sono raccolti.

Per quanto riguarda, poi, l'obbligo di rendere l'informativa ai candidati, l'Autorità ha suggerito di predisporre una formula chiara e sintetica che potrà essere, a seconda dei casi, inserita nella modulistica in uso per la raccolta delle candidature e consegnata all'interessato dal singolo consigliere all'atto dell'acquisizione del necessario curriculum, oppure resa nota direttamente dal Consiglio all'atto del vaglio delle candidature. Tale informativa dovrà recare l'indicazione delle finalità per le quali i dati sono raccolti, dell'esatta ubicazione dell'archivio in cui i dati stessi saranno conservati e del responsabile del trattamento, in modo tale da rendere agevole l'esercizio dei diritti stabiliti dalla legge sulla privacy (accesso alla banca dati, correzione, integrazione, cancellazione dei dati, opposizione al loro trattamento ecc.).

Il Garante ha infine sottolineato la necessità che i dati relativi ai soggetti, la cui proposta non sia seguita da una effettiva nomina o designazione, siano cancellati non appena terminate le operazioni di vaglio delle candidature, mentre i dati delle persone nominate dovranno essere conservati per il tempo strettamente necessario al loro uso.