Garante per la protezione
    dei dati personali

Deliberazione 14 dicembre 2007

 

REGOLAMENTO N. 1/2007. PROCEDURE INTERNE ALL'AUTORITA' AVENTI RILEVANZA ESTERNA, FINALIZZATE ALLO SVOLGIMENTO DEICOMPITI DEMANDATI AL GARANTE

(Deliberazione n. 65 - Pubblicatasulla GU n. 7 del 9-1-2008)

Testo coordinato con le modifiche introdotte dalle Deliberazioni del Garante per la protezione dei dati personali: 15/10/2009 (GU n. 267 del 16/11/2009). Le modifiche sono in corsivo.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

 

Nella riunione odierna, in presenza del prof.Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componentie del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto l'art. 156, comma 3, lettera a) delCodice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 30 giugno 2003,n. 196), ai sensi del quale il Garante, con propri regolamenti pubblicatinella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, definiscel'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio, anche ai fini dellosvolgimento dei compiti assegnati al Garante dall'art. 154 del medesimoCodice;

Considerato che fra tali compiti figurano, tral'altro, quelli di controllare se i trattamenti di dati personali sonoeffettuati nel rispetto della disciplina applicabile, di esaminare i reclamie le segnalazioni e di provvedere sui ricorsi presentati dagli interessati, di prescrivere anche d'ufficio ai titolari del trattamento le misure necessarie o opportune al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti, di vietare anche d'ufficio, in tutto o in parte, il trattamento illecito o non corretto dei dati o di disporne ilblocco, nonche' di adottare gli altri provvedimenti previsti dalla disciplina applicabile al trattamento dei dati personali (art. 154 delCodice);

Rilevato che il Codice disciplina diversiaspetti relativi alla tutela degli interessati dinanzi al Garante, inparticolare per quanto riguarda la presentazione di ricorsi, reclami esegnalazioni, di cui sono regolati vari profili concernenti il procedimentoe le istruttorie preliminari (articoli 141-151); rilevato che ulterioridisposizioni di legge regolano altri profili relativi ai procedimenti dinanzi al Garante, anche per quanto riguarda gli accertamenti inerenti ai trattamenti da parte di Forze di polizia o in ambito giudiziario o di difesae sicurezza dello Stato (articoli da 46 a 58, 160, 173 e 175 del Codice), ladisciplina generale del procedimento amministrativo (legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni) e l'applicazione di sanzioniamministrative (legge 24 novembre 1981, n. 689 e successive modificazioni);

Visto il regolamento del Garante n. 1/2000sull'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio del Garante (deliberazione28 giugno 2000, n. 15, nella Gazzetta Ufficiale 13 luglio 2000, n. 162)e, in particolare, il Capo III, relativo ai principi di trasparenza,partecipazione e contraddittorio cui si ispira l'attivita'dell'ufficio del Garante, all'assegnazione degli affari ai relativi dipartimenti e servizi, all'individuazione del responsabile del procedimento e alle funzioni del relatore quando si provvede con deliberazione del Garante;

Rilevata la necessita', dopo l'entrata in vigoredel Codice e sulla base dell'esperienza acquisita, di consolidarel'attuazione delle disposizioni di legge sullo svolgimento dei compiti demandati all'Autorita' e sull'organizzazione e il funzionamento dell'ufficio,con un atto regolamentare del Garante da adottare in base al predetto art. 156,comma 3, lettera a); rilevata l'esigenza, in tale contesto, di specificare e rendere note le procedure interne all'Autorita' aventi rilevanza esterna,in particolare per quanto riguarda quelle funzionali alla tutela degliinteressati, avviate d'ufficio o su loro istanza, nonche' l'esame dicomunicazioni, richieste e notificazioni inoltrate all'Autorita' dai titolari del trattamento; rilevata, altresi', l'esigenza di verificare la perdurante attualita' e la persistenza dei presupposti per adottareprovvedimenti in ordine a fatti oggetto di segnalazioni e reclami pervenutiall'Autorita' in epoca antecedente all'insediamento dell'attuale collegio;

Visti gli atti d'ufficio;

Viste le proposte e le osservazionidell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15, comma 1 del predetto regolamento n. 1/2000;

Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

Delibera:

 

E' adottato il regolamento n. 1/2007 concernente le procedure interne all'Autorita' aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti demandati al Garante per laprotezione dei dati personali. Il regolamento e' riportato in allegato allapresente deliberazione, di cui costituisce parte integrante, e ne e' dispostala pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, ai sensidell'art. 156, comma 3, lettera a), del Codice in materia di protezione deidati personali.

Roma, 14 dicembre 2007

 

ll presidente: Pizzetti

Il relatore: Pizzetti

Il segretario generale: Buttarelli

 

Allegato

 

REGOLAMENTO CONCERNENTE LE PROCEDURE INTERNEALL'AUTORITA' AVENTI

RILEVANZA ESTERNA, FINALIZZATE ALLO SVOLGIMENTO DEICOMPITI DEMANDATI

AL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

(Articoli 154 e 156 decreto legislativo 30 giugno2003, n. 196)

 

Capo I

Disposizioni generali

 

Art. 1.

D e f i n i z i o n i

1. Ai fini del presente regolamento si applicano ledefinizioni contenute nell'art. 4 del Codice in materia di protezione deidati personali, approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, diseguito denominato ÇCodiceÈ.

 

Art. 2.

Oggetto del regolamento

1. Il presente regolamento disciplina le procedure interne all'Autorita' aventi rilevanza esterna, avviate su istanzadi parte o d'ufficio e finalizzate allo svolgimento dei compiti demandatial Garante.

 

Art. 3.

Principi generali

1. Nell'esercizio dei compiti demandati al Garante dalla normativa vigente e dalla disciplina comunque rilevante inmateria di trattamento dei dati personali, in particolare per quanto riguardail controllo sulla liceita' e correttezza dei trattamenti, l'Autorita' ispira la propria azione a principi di trasparenza, ragionevolezza, proporzionalita' e non discriminazione, realizzando l'interesse pubblico connesso a ciascuna attivita' secondo criteri di buona amministrazione, economicita' eadeguatezza e valorizzando l'utilizzo di tecniche informatiche e dellatelematica. A tal fine, si tiene conto anche della natura e della gravita'degli illeciti da accertare in rapporto ai relativi effetti e all'entita'del pregiudizio che essi possono comportare per uno o piu' interessati, della probabilita' di comprovarne la sussistenza, nonche'dell'impiego di risorse al tal fine necessario in rapporto anche alleentrate disponibili in base al bilancio di previsione.

 

Art. 4.

P r o g r a m m a z i o n e

1. Il Garante, in applicazione dei principie criteri di cui all'art. 3, e ai sensi dell'art. 2, comma 1, lettere a) ec), del proprio regolamento n. 1/2000, determina e aggiorna periodicamentecon cadenza almeno semestrale:

a) la programmazione dei lavori del collegio;

b) le linee di priorita' nell'esame direclami e segnalazioni da parte dell'ufficio;

c) la programmazione delle attivita' ispettive.

 

Art. 5.

Qualificazione e trattazione degli affari

1. Nell'assegnare gli affari al dipartimento,servizio o altra unita' organizzativa competente ai sensi dell'art. 14 delregolamento del Garante n. 1/2000, il segretario generale ne qualifica allostato degli atti la natura, individuando in particolare se si tratta diricorsi, reclami, segnalazioni, richieste di parere o quesiti.

2. Il dirigente del dipartimento, servizio o altra unita' organizzativa di primo livello cui e' assegnato l'affare puo' qualificarlo diversamente a seguito della sua trattazionedandone comunicazione al segretario generale; puo' anche segnalare aquest'ultimo, anche per l'esigenza di una diversa qualificazionedell'affare, l'opportunita' di una sua riassegnazione ad un diversodipartimento, servizio o altra unita' organizzativa.

3. Le assegnazioni e la qualificazione dataagli affari sono annotate e aggiornate costantemente nel sistema informativo dell'Autorita'.

4. Il dipartimento, servizio o altra unita'organizzativa tratta l'affare assegnato rispettando quanto previsto dalla normativa vigente, dal presente regolamento e da altri regolamentiapprovati dal Garante. Il relativo dirigente da' tempestiva notiziadell'eventuale mancato rispetto dei termini previsti, in particolare, perl'istruttoria preliminare o per il procedimento amministrativo al segretario generale, il quale impartisce disposizioni e puo' sostituirsi nellatrattazione ai sensi dell'art. 7 del regolamento n. 1/2000. Il segretario generale e' informato altresi' riguardo alle segnalazioni per le quali e'disposta la messa agli atti ai sensi dell'art. 13, comma 4, o non e' avviatal'istruttoria preliminare in conformita' all'art. 14, comma 1, anche aifini della menzione di tali casi nelle informative al collegio di cui all'art.19.

 

Art. 6.

Eventuale avvio di un procedimento amministrativo e relativo responsabile

1. Il dirigente, anche su proposta del funzionariocui assegna l'affare, avvia un procedimento amministrativo nei casi incui d'ufficio o sulla base di un'istanza, e in conformita' al presenteregolamento, cio' e' necessario ai sensi della normativa vigente, e cura chesi proceda agli atti, alle comunicazioni e agli adempimenti previsti nelmedesimo procedimento.

2. Il responsabile del procedimento amministrativoavviato ai sensi del comma 1 e' il dirigente o funzionario prepostoall'unita' organizzativa cui e' assegnato l'affare, oppure il funzionarioda essi incaricato di trattarlo, il quale cura gli atti, lecomunicazioni e gli adempimenti di cui al comma 1 anche ai sensi dell'art.14, comma 3, del regolamento n. 1/2000.

 

Capo II

Procedure concernenti la tutela dinanzi al garante

 

Sezione I

RICORSI

 

Art. 7.

P r o c e d i m e n t o

1. Il responsabile del procedimento amministrativorelativo a un ricorso che non deve essere regolarizzato procede nei modi dicui agli articoli 148, 149 e 150 del Codice e, quando il ricorso non e'dichiarato inammissibile o manifestamente infondato, cura l'inoltro al titolare del trattamento dell'invito di cui al medesimo art. 149, comma 1, conil quale si comunica anche l'avvio del procedimento.

2. Concluso il procedimento, dopo averinoltrato alle parti il provvedimento del collegio di cui all'art. 150, comma2, del Codice, il responsabile del procedimento verifica preliminarmente se l'eventuale adempimento che deriva a carico del titolare del trattamento dal medesimo provvedimento risulta effettuato correttamente, promuovendo ove necessario le verifiche a talfine opportune; cura, su richiesta, l'apposizione su una copia delprovvedimento della formula esecutiva relativa alle spese e ai diritti del procedimento, nonche' la riassegnazione dell'affare al dipartimento, servizio o altra unita' organizzativa quando al provvedimento del collegio puo' conseguire l'avvio di un'autonoma istruttoria preliminare o diun autonomo procedimento amministrativo.

3. Nei casi di cui all'art. 150, comma 5, delCodice, quando le difficolta' o le contestazioni sorte riguardoall'esecuzione del provvedimento non sono risolvibili agevolmente, ilresponsabile del procedimento predispone lo schema dell'ulterioreprovvedimento del collegio.

 

Sezione II

RECLAMI

 

Art. 8.

R e c l a m i

1. Sono qualificabili come reclami gli atti che indicano specificamente, anche sulla base del modello appositamente predisposto dall'Autorita', gli elementi previsti dall'art.142, commi 1 e 2, del Codice.

2. Il Garante determina, in via generale, con propria deliberazione, i casi in cui e' possibile laregolarizzazione del reclamo.

3. Il reclamo che non contiene gli elementi dicui al comma 1, o che non e' regolarizzato, puo' essere esaminato a titolo di segnalazione.

 

Art. 9.

Trattazione del reclamo

1. L'esame del reclamo, nel corso dell'istruttoriapreliminare e del successivo procedimento amministrativo eventualmenteavviato ai sensi dell'art. 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successivemodificazioni, nonche' dell'art. 6, comma 1, e' orientato a criteri di semplicita' delle forme osservate, speditezza ed economicita', anche inriferimento al contraddittorio.

 

Art. 10.

Istruttoria preliminare

1. Il reclamo regolarmente presentato e' esaminato dall'Autorita', ma non comporta la necessaria adozione di un provvedimento del collegio ai sensi dell'art. 143, comma 1, delCodice.

2. Il dipartimento, servizio o altra unita'organizzativa cui il reclamo e' assegnato avvia un'istruttoria preliminareentro tre mesi dalla data del suo ricevimento da parte della competenteunita' organizzativa, fermo restando quanto previsto dall'art. 8.

3. Il dipartimento, servizio o altra unita' organizzativa verifica, con un esame sommario, se sussistono idoneielementi in ordine alle presunte violazioni e alle misure richiestedall'interessato. A tal fine, il dipartimento, servizio o altra unita' organizzativa esamina la documentazione pervenuta e puo' curare l'acquisizione di precisazioni e informazioni in ordine ai fatti e alle circostanze cui si riferisce il reclamo, di regola mediante richiesta dielementi sottoscritta dal dirigente competente ovvero, nei casi in cuirisulta necessario, mediante richiesta di informazioni o di esibizione didocumenti ai sensi dell'art. 157 del Codice sottoscritta dal segretariogenerale.

4. Al fine di promuovere l'esame organico di questioni che possono rendere opportuna anche l'adozione di un eventuale provvedimento di carattere generale, l'istruttoria preliminare puo'essere svolta contestualmente in relazione a piu' reclami aventi il medesimooggetto o che riguardano il medesimo titolare o responsabile del trattamento,oppure trattamenti di dati tra loro correlati.

 

Art. 11.

Chiusura dell'istruttoria preliminare

1. Al termine dell'istruttoria preliminare, che deve essere completata entro sei mesi dalla presentazione o avvenuta regolarizzazione del reclamo, ovvero entro nove mesi nei casicomplessi che richiedono approfondimenti per motivate esigenze, ildipartimento, servizio o altra unita' organizzativa conclude l'esame del reclamo senza promuovere l'adozione di un provvedimento del collegio aisensi dell'art. 143, comma 1, del Codice, quando:

a) la questione prospettata con il reclamo none' riconducibile alla protezione dei dati personali o ai compiti demandati all'Autorita';

b) non sono ravvisati, allo stato degliatti, gli estremi di una violazione della disciplina rilevante in materia diprotezione dei dati personali o, comunque, per promuovere l'adozione del predetto provvedimento del collegio;

c) la questione prospettata con il reclamo e' stata gia' esaminata dall'Autorita' in particolare con un provvedimento collegiale di carattere generale, o puo' essere esaminatarichiamando provvedimenti o questioni gia' affrontate dal Garante, oppure esprimendo un prudente avviso su questioni che non presentanoparticolare rilevanza sul piano generale;

d) pur essendo riscontrata una condotta non conforme alla disciplina applicabile, non sono ravvisati i presupposti per adottare, allo stato degli atti, un provvedimentoprescrittivo o inibitorio del collegio, in particolare quando la condotta e' particolarmente risalente nel tempo o ha esaurito i suoieffetti, oppure quando tali effetti sono stati rimossi o sono state forniteidonee assicurazioni da parte del titolare del trattamento.

2. Nei casi di cui al comma 1 al proponente e'fornito comunque un riscontro indicando succintamente le ragioni per lequali, ai sensi del medesimo comma, non e' promossa l'adozione di unprovvedimento del collegio.

3. Quando l'esame del reclamo non si conclude ai sensi del comma 1, il dipartimento, servizio o altra unita'organizzativa, al termine dell'istruttoria preliminare, avvia il procedimentoamministrativo funzionale all'adozione di un provvedimentocollegiale, comunicandone alle parti l'avvio in conformita' alla legge eai regolamenti.

4. Delle determinazioni di cui ai commi 1 e 2e' informato il collegio nei modi di cui all'art. 19.

 

Art. 12.

Procedimento amministrativo conseguente al reclamo

1. Il responsabile del procedimento amministrativo cura gli accertamenti necessari per la decisione sul reclamoe garantisce la partecipazione delle parti al procedimento, se del casosentendo personalmente o a mezzo di procuratore speciale l'interessato, iltitolare o il responsabile del trattamento i quali possono comunquepresentare memorie e documenti; puo' curare, altresi', l'invio di un invito adeseguire spontaneamente le misure richieste con il reclamo, procedendo secondo le forme di cui al comma 1 dell'art. 149 del Codice.

2. Il responsabile del procedimento procede, inriferimento alle formalita' da osservare, nel rispetto delle disposizionidella legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni, conparticolare riguardo agli avvisi alle parti, a comunicazioniinterlocutorie previste e al diritto di visione degli atti.

3. Il termine previsto per concludere il procedimento amministrativo puo' essere sospeso per un periodo nonsuperiore a centoventi giorni nei casi particolarmente complessi, o inrelazione a eventuali accertamenti ispettivi, oppure in caso di riunione diprocedimenti ai sensi del comma 5.

4. Al termine del procedimento amministrativo,il responsabile cura che l'esame del reclamo sia concluso nei modi di cuiall'art. 11, comma 1, quando nuovi elementi sopravvenuti nel corso delmedesimo procedimento evidenziano, parimenti, la manifestainfondatezza del reclamo o la certa insussistenza dei presupposti per adottareun provvedimento del collegio.

5. L'eventuale riunione o separazione diprocedimenti e' disposta dal dirigente del dipartimento, servizio o unita'organizzativa, anche su proposta del responsabile del procedimento, inrelazione a reclami aventi o meno il medesimo oggetto o che riguardano o menoil medesimo titolare o responsabile del trattamento, oppure trattamenti di dati tra loro direttamente correlati. Per i procedimenti di pertinenza dipiu' unita' organizzative, la riunione o separazione e' disposta dal segretario generale. La riunione o separazione e' comunicata al relatorese gia' designato.

6. Fuori dei casi di cui al comma 4, il responsabile del procedimento cura la predisposizione del provvedimento delcollegio, di cui risulta redattore, e il dirigente dell'unita' organizzativaprocede poi nei modi di cui all'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000. Il collegio provvede con propria deliberazione nel rispetto di quanto previsto dagli articoli 143 e 154 del Codice, anche quando rileval'inammissibilita' o l'infondatezza del reclamo.

 

Sezione III

SEGNALAZIONI

 

Art. 13.

Esame delle segnalazioni

1. Sono qualificabili come segnalazioni gli attiche ai sensi dell'art. 141, comma 1, lettera b), del Codice, e in quantodiversi dalle richieste di parere e dai quesiti, non presentano lecaratteristiche di cui all'art. 8, comma 1, e sono volti asollecitare un controllo da parte del Garante sulla disciplina rilevantein materia di trattamento dei dati personali.

2. La segnalazione e' presentata da uninteressato identificato. L'Autorita' puo' utilizzare le notizie indicate in eventuali segnalazioni che non provengono da un interessatoidentificato, qualora ritenga di dover avviare controlli su casi nei qualiravvisa il rischio di seri pregiudizi o di ritorsioni ai danni dell'interessato, oppure ricorre comunque un caso di particolare gravita'.

3. La segnalazione e' esaminata dall'Autorita',ma non comporta la necessaria adozione di un provvedimento del collegio.

4. Il dipartimento, servizio o altra unita'organizzativa puo', anche tenuto conto di quanto previsto dall'art. 3,concludere l'esame della segnalazione disponendone la messa agli atti, nonche' l'eventuale inoltro ad altro soggetto pubblico competente, quandoricorre manifestamente uno dei presupposti di cui all'art. 11, comma 1, oppure in caso di segnalazioni del tutto generiche. Si considerano tali le segnalazioni che si limitano a imputare a un soggetto fatti del tuttoprivi di elementi circostanziati o che non contengono elementi tali daconsentire un'agevole individuazione del titolare del trattamento.

5. La trattazione delle segnalazioni nonrichiede il versamento di diritti di segreteria.

6. Delle determinazioni di cui ai commi 2 e 4e' informato il collegio nei modi di cui all'art. 19.

 

Art. 14.

Istruttoria preliminare ed eventuale procedimentoamministrativo

1. Fermi restando i casi in cui la segnalazionee' messa agli atti ai sensi dell'art. 13, comma 4, il dipartimento,servizio o altra unita' organizzativa puo' avviare un'istruttoriapreliminare entro il termine di tre mesi dalla data del suo ricevimento daparte della competente unita' organizzativa.

2. Se e' avviata un'istruttoria preliminare e nel corso dell'eventuale procedimento amministrativo si osservano le disposizioni per i reclami di cui agli articoli da 9 a 12,anche per quanto riguarda l'informativa al collegio ai sensi dell'art. 19, e alsegnalante puo' essere fornito un riscontro. L'eventuale procedimento e' orientato in ogni caso al principio della massima semplificazione anche percio' che riguarda i rapporti con le parti.

 

Capo III

Attivita' di controllo e sanzionatoria

Art. 15.

Controlli e provvedimenti adottati senza istanza diparte

1. Nell'esercizio dei compiti di controllo o comunque esercitabili dal Garante anche per legge, l'Autorita', valutatigli elementi in suo possesso e anche in assenza di ricorso, reclamo osegnalazione, puo' avviare d'ufficio un'istruttoria preliminare perverificare la sussistenza di idonei elementi in ordine a possibiliviolazioni della disciplina rilevante in materia di protezione dei datipersonali.

2. Per l'istruttoria preliminare e nel corso dell'eventuale procedimento amministrativo si osservano le disposizioni dicui agli articoli da 9 a 12 anche per quanto riguarda l'informativa alcollegio ai sensi dell'art. 19. L'apertura del procedimentoamministrativo e' comunicata al collegio preventivamente.

 

Art. 16.

Attivita' ispettive e applicazione di sanzioni

1. Il dipartimento attivita' ispettive e sanzioni cura l'istruttoria preliminare relativa ai controlli in loco effettuati d'ufficio ai sensi degli articoli 157 e 158 del Codice nel rispetto della programmazione dell'attivita' ispettiva disposta dal collegio ai sensi dell'art. 4, comma 1, lett. c). Effettuati gli accertamenti relativi agli elementi idonei in ordine alle presunte violazioni, il dipartimento inoltra gli atti al segretario generale per l'assegnazione alla competente unita' organizzativa ai sensi dell'art. 14 del regolamento del Garante n. 1/2000, per il seguito di trattazione che concerne profili diversi dall'applicazione di sanzioni per i quali, invece, procede direttamente.

2. Il dipartimento attivita' ispettive e sanzioni cura, altresi', i controlli ai sensi degli articoli 157 e 158 del Codice nell'ambito delle istruttorie preliminari e dei procedimenti amministrativi comunque avviati presso altre unita' organizzative, cui e' restituito l'esito per la successiva trattazione.

3. Il dipartimento attivita' ispettive e sanzioni, quando non cura l'archiviazione degli atti relativi alla presunta violazione amministrativa, predispone la contestazione delle violazioni amministrative di competenza del Garante, in conformita' alla legge 24 novembre 1981, n. 689 e successive modificazioni e al relativo termine prescritto.

4. Fuori dei casi in cui e' effettuata dal personale operante in sede di controllo, la contestazione delle violazioni amministrative e' adottata con atto sottoscritto dal dirigente del dipartimento attivita' ispettive e sanzioni.

5. Quando non e' effettuato il pagamento in misura ridotta, il dirigente del dipartimento attivita' ispettive e sanzioni dispone in conformita' alla legge l'eventuale archiviazione degli atti a seguito di idonee deduzioni difensive.

6. L'ordinanza-ingiunzione e' adottata dal segretario generale in caso di applicazione della sanzione in misura pari al minimo. In tutti gli altri casi, e, comunque, in caso di applicazione della sanzione prevista dagli articoli 162, comma 2-bis, 162, comma 2-ter e 163, ovvero qualora si applichi una delle ipotesi aggravate di cui all'art. 164-bis, l'ordinanza-ingiunzione e' adottata dal collegio.

7. L'ufficio comunica al collegio gli atti di volta in volta adottati ai sensi dei commi 4, 5 e 6, primo periodo, e lo informa delle restanti attivita' svolte ai sensi del presente articolo anche nei modi di cui all'art. 19.

8. Una volta concluso il procedimento sanzionatorio, il dipartimento attivita' ispettive e sanzioni, quando ne ricorrono le condizioni, effettua le necessarie comunicazioni al dipartimento amministrazione e contabilita' per l'iscrizione a ruolo dei relativi importi.

 

Capo IV

Altre attivita' dell'autorita'

 

Art. 17.

Altri procedimenti

1. Nei casi di cui al comma 2, il responsabile delprocedimento valuta la completezza degli elementi istruttori, verifical'esistenza dei presupposti per le decisioni da parte dell'Autorita' e curala predisposizione del provvedimento del collegio, di cui risultaredattore, in tempo utile per la sua adozione nel termine previsto.

Il dirigente dell'unita' organizzativa competenteprocede poi nei modi di cui all'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000.

2. Si procede nei modi di cui al comma 1nei casi in cui il collegio deve provvedere con propria deliberazione, anched'ufficio, riguardo a:

a) casi di informativa semplificataall'interessato previsti dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali;

b) casi di informativa all'interessato checomporterebbe un impiego di mezzi che il Garante dichiari manifestamente sproporzionati o che si riveli impossibile;

c) verifiche preliminari per i trattamenti che presentano rischi specifici;

d) trattamenti consentiti per perseguire unlegittimo interesse del titolare o di un terzo;

e) autorizzazioni al trattamento di dati sensibili o giudiziari;

f) altre autorizzazioni, anche relative altrasferimento di dati personali all'estero;

g) trattamenti oggetto di notificazione alGarante;

h) obblighi di comunicazione al Garante daparte di soggetti pubblici;

i) pareri previsti dalla legge;

j) ogni altro caso in cui, fuori dalle ipotesi di cui al Capo II del presente regolamento, e' prevista l'adozione di un provvedimento del collegio.

 

Art. 18.

Quesiti e richieste di parere

1. Con riferimento al compito di curare laconoscenza tra il pubblico della disciplina rilevante in materia di trattamentodi dati personali e delle relative finalita', e subordinatamente alle lineedi priorita' di cui all'art. 4, comma 1, lettera b), il dipartimento, servizio o altra unita' organizzativa competente puo', anche tenuto conto di quanto previsto dall'art. 3, fornire riscontro a quesiti, oppure a richieste diparere diverse da quelle per le quali provvede il collegio anche ai sensidell'art. 154, comma 4, del Codice, quando riguardano questioni di specifico interesse per la protezione dei dati personali o sono posti da interessatiche versano in situazioni particolari meritevoli di adeguata considerazione.

2. L'ufficio relazioni con il pubblico, cuisono assegnati gli altri quesiti o richieste di parere cui in base a quantoprevisto nel comma 1 non puo' essere fornita una risposta analitica, informaper quanto possibile i soggetti richiedenti di tale circostanza, ofornisce loro eventuali brevi informazioni anche su iniziative e provvedimentigia' assunti dall'Autorita'.

 

Art. 19.

Rapporto informativo sullo stato della trattazionedegli affari

1. Il segretario generale cura per il collegio,con cadenza almeno bimestrale e avvalendosi del sistema informativo dell'Autorita', la predisposizione di un rapporto informativosullo stato degli affari di cui ai capi II, III e IV trattati dalle unita'organizzative, indicando le tipologie di determinazioni da esse adottate o in via di adozione nei casi individuati, nonche' il relativo oggetto,anche avvalendosi di codici numerici.

 

Capo V

Disposizioni transitorie e finali

 

Art. 20.

Applicazione del regolamento a trattazioni in corso

1. Le disposizioni di cui alle sezioni II e IIIdel capo II si applicano anche alle segnalazioni e reclami in fase di esame,fuori dei casi di cui all'art. 21, commi 1 e 4. A tal fine, l'eventualeregolarizzazione di un reclamo ai sensi dell'art. 8, comma 2, puo' essere effettuata ai sensi della medesima disposizione entro trenta giorni dalla data di pubblicazione del provvedimento di cui al medesimo art. 8, comma2.

 

Art. 21.

Trattazione di affari pregressi

1. Entro il termine di sessanta giorni dalla datadi entrata in vigore del presente regolamento, i soggetti che dimostrano illoro attuale interesse possono presentare all'Autorita' motivata richiesta di trattazione dei reclami e segnalazioni pervenuti entro il 30 aprile2005.

2. La richiesta di cui al comma 1 nonriguarda i reclami e le segnalazioni di cui si e' gia' esaurito l'esame, o dicui l'Autorita' ha gia' esaminato nel corso del 2006 un motivato sollecitoo una richiesta di trattazione, o per i quali l'Autorita' e' a conoscenza,anche a seguito di sua denuncia, che sui fatti oggetto di reclamo osegnalazione e' in corso un procedimento penale.

3. Entro quindici giorni dalla data dientrata in vigore del presente regolamento l'Autorita' provvede a darenotizia di quanto previsto dai commi 1 e 2 mediante avviso pubblicato nelproprio sito Internet e trasmesso, altresi', all'Ufficio pubblicazionileggi e decreti del Ministero della giustizia per la sua pubblicazione nellaGazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

4. In caso di mancata presentazione di un'idonearichiesta di trattazione ai sensi del comma 1, e salvo quanto previstodal comma 2, il reclamo o segnalazione e' improcedibile.

 

Art. 22.

Modifica del regolamento n. 1/2000

1. Nell'art. 14, comma 3, del regolamento delGarante n. 1/2000 approvato con deliberazione 28 giugno 2000, n. 15, sonosoppresse le parole: Çpreliminare eÈ.

 

Art. 23.

Entrata in vigore

1. Il presente regolamento entra in vigore ilquindicesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella GazzettaUfficiale della Repubblica italiana.