Provvedimento del 21dicembre 2007

IL GARANTE PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza delprof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti,vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato,componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO il ricorso, pervenuto al Garante il1° agosto 2007, presentato da XY e KW, in proprio e nella qualità di genitoriesercenti la patria potestà sul figlio minore JY, nei confronti del Comune diHK, con il quale i ricorrenti hanno ribadito le richieste formulate ai sensidegli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg.30 giugno 2003, n. 196), con le quali avevano chiesto (all'Assessorato alle politichesociali e ai competenti uffici della IV circoscrizione) la confermadell'esistenza di dati personali riguardanti loro stessi e il figlio minore(contenuti in un ampio complesso di atti e documenti attinenti ad unprocedimento instaurato dinanzi al Tribunale per i minorenni di ZK), adottenerne la comunicazione in forma intelligibile, a conoscere l'origine deidati, le finalità, le modalità e la logica su cui si basa il trattamento,nonché gli estremi identificativi del titolare e del/i responsabile/i deltrattamento eventualmente designato/i e i soggetti o le categorie di soggettiai quali i dati possono essere comunicati; visto che, con il ricorso, iricorrenti hanno altresì chiesto la cancellazione dei suindicati dati personaliin quanto trattati, a loro avviso, in violazione di legge, nonché di porre acarico della controparte le spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d'ufficio e, inparticolare, la nota del 5 settembre 2007  con la quale questa Autorità,ai sensi dell'art. 149, comma 1, del Codice in materia di protezione dei datipersonali, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro allerichieste degli interessati, nonché la successiva nota del 29 ottobre 2007 concui, ai sensi dell'art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termineper la decisione sul ricorso;

VISTA la nota datata 28 settembre 2007con la quale il dirigente dell'Assessorato alle politiche sociali del Comune diHK ha precisato di avere trasmesso, "su richiesta dei ricorrenti, tuttii documenti in possesso dell'ufficio, tenuto conto delle attivitàprocedimentali avviate da altri livelli istituzionali (magistratura minorile,istituzione scolastica)",dichiarando anche che, per quanto attiene: "un atto non prodotto daquesto ufficio, bensì dal dirigente scolastico del Circolo didattico WZ, lo scrivente inviava la nota del 20 luglio 2007 conla quale indicava nel dirigente scolastico…il titolare giuridico deputato alriscontro richiesto"; visto che nella medesima nota il medesimo dirigente hadichiarato che "i soggetti istituzionali investiti a vario titolo deidati personali in argomento sono: il Tribunale per i minorenni di ZK, ilCircolo didattico.., l'Ufficio del servizio sociale presso la IV circoscrizionecompetente territorialmente, l'Assessorato alle politiche sociali del Comune diHK" e che, peraltro, "nonpotrà procedersi alla cancellazione dei dati personali in presenza di unarichiesta di intervento da parte del tribunale per i minorenni che ha dispostouna nuova inchiesta in itinere…";

VISTA la memoria datata 3 ottobre 2007con la quale i ricorrenti, nel ritenere insufficiente tale riscontro, hannoasserito che "la documentazione trasmessaci dal dirigentedell'Assessorato alle politiche sociali del Comune di HK con la missiva del 14giugno 2007 …non è completa" inquanto non sono stati forniti i dati personali contenuti nella nota deldirigente del Circolo didattico WZ, nella lettera del Tribunale per i minorennidel 30 maggio 2007, nonché nella copiosa documentazione di cui è in possesso, aloro avviso, l'ufficio del servizio sociale presso la IV circoscrizione(documentazione relativa, in particolare, alle "indagini sociali" svolte sulla famiglia dei ricorrenti); vistoche, nella medesima nota, i ricorrenti hanno ritenuto inadeguate leinformazioni fornite dall'ente resistente anche in ordine agli estremiidentificativi dei responsabili del trattamento dei dati personali, nonché deisoggetti o categorie di soggetti cui i dati sono stati comunicati;

VISTA la nota datata 7 dicembre 2007 conla quale il Comune di HK -Assessorato alle politiche sociali- ha dichiaratoche, "dalla memoria fatta pervenire dai ricorrenti in data 3 ottobre2007, non si rilevano ulteriori elementi di valutazione di merito…e pertanto siconfermano integralmente tutte le controdeduzioni già inviate a codesto Ufficiodel Garante";

RILEVATO che il titolare del trattamentodei dati oggetto del presente ricorso, ai sensi degli artt. 4, comma 1, lett.f) e 28 del Codice in materia di protezione dei dati personali è il Comune diHK, il quale è tenuto a fornire riscontro alle richieste degli interessati-formulate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice- in relazione a tutte le unitàorganizzative e altre articolazioni in cui lo stesso è strutturato (quali, adesempio, l'assessorato alle politiche sociali e l'ufficio del servizio socialepresso la IV circoscrizione territorialmente competente);   

RILEVATO che la richiesta di accedere aidati personali ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice consente di ottenere, aisensi dell'art. 10 del medesimo Codice, la comunicazione in forma intelligibiledei soli dati personali effettivamente detenuti dal titolare del trattamento edestrapolati dai documenti che li contengono, e che tale richiesta non consenteinvece all'interessato di chiedere copia integrale di tali documenti; rilevatoche la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personalirichiesti è prevista, dall'art. 10, comma 4, del Codice, (previa omissione dieventuali dati personali riferiti a terzi), nel caso in cui (come nella vicendain oggetto) l'estrapolazione dei dati dai numerosi documenti in cui essi sonocontenuti risulti particolarmente difficoltosa per il titolare;

CONSIDERATO che, nel caso di specie, iricorrenti hanno chiaramente e correttamente esercitato i diritti di cuiall'art. 7 del Codice e che il titolare del trattamento ha fornito solo unparziale riscontro alle loro richieste, risultando dalla documentazione in attie dalle stesse dichiarazioni del titolare l'esistenza di ulteriori dati deiricorrenti detenuti presso gli uffici comunali;  

RITENUTO, pertanto, che il ricorso deveessere accolto e che, ai sensi dell'art. 150, comma 2, del Codice, il Comune diHK dovrà per l'effetto consentire agli interessati (nei limiti e secondo lemodalità di cui al citato art. 10) l'accesso ai dati personali che riguardanogli stessi e il loro figlio minore (così come richiesto, in particolare, nelleistanze del 28 maggio 2007 e 18 giugno 2007) contenuti in tutti gli atti edocumenti nell'attuale disponibilità del Comune, concernenti la vicenda che hacoinvolto il Circolo didattico WZ e di cui è stato investito il Tribunale per iminorenni di ZK, anche qualora si tratti di dati personali contenutinell'ambito di documenti redatti da altri titolari del trattamento; ciò, entroil 15 febbraio 2008, dando conferma dell'avvenuto adempimento a questa Autoritàentro la medesima data;

RILEVATO che il ricorso deve essereparimenti accolto in ordine alla richiesta di conoscere gli estremiidentificativi dei responsabili del trattamento dei dati personalieventualmente designati presso il Comune ai sensi dell'art. 29 del Codice,nonché i soggetti o le categorie di soggetti cui i dati personali sono staticomunicati, istanza rispetto alla quale il resistente ha fornito solo unriscontro parziale; ritenuto che il Comune di HK dovrà pertanto comunicare agliinteressati tali informazioni, entro e non oltre il 15 febbraio 2008, dandoconferma di tale adempimento a questa Autorità entro la medesimadata;  

RILEVATO che va invece dichiarato nonluogo a provvedere sul ricorso in ordine ai dati personali già comunicati dalresistente, nonché in riferimento alle altre istanze ex art. 7 alle quali èstato fornito un sufficiente riscontro;

RITENUTO che il ricorso deve essereinfine dichiarato infondato in ordine alla richiesta di cancellazione dei datipersonali tuttora detenuti della resistente, atteso che la loro conservazione,sulla base della documentazione in atti, non risulta allo stato illecita,trattandosi di informazioni trattate dal Comune titolare del trattamento per losvolgimento di proprie funzioni istituzionali, anche su richiesta dell'autoritàgiudiziaria; rilevato che tali dati, che non risultano acquisiti in modoillecito, sono soggetti a obblighi di conservazione, anche in riferimento alleesigenze di tutela e di difesa in giudizio dell'amministrazione stessa;

VISTA la documentazione in atti;

VISTA la determinazione generale del 19ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell'ammontare delle spese e dei dirittida liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinarel'ammontare delle spese e dei diritti inerenti all'odierno ricorso nella misuraforfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, consideratigli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso eritenuto di porli a carico del Comune di HK in ragione del mancato tempestivoriscontro a tutte le richieste del ricorrente, nella misura di 300 euro, previacompensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice inmateria di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell'Ufficioformulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento delGarante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Mauro Paissan;

PER QUESTI MOTIVI ILGARANTE

a) accoglie il ricorso in ordinealla richiesta di accesso ai dati personali non ancora comunicati airichiedenti e ordina al Comune di HK di consentire agli stessi (nei limiti esecondo le modalità di cui al citato art. 10) l'accesso ai medesimi dati cheriguardano i ricorrenti e il loro figlio minore (come richiesto nelle istanzedel 28 maggio 2007 e 18 giugno 2007), contenuti in tutti gli atti e documentinell'attuale disponibilità del comune stesso, concernenti la vicenda che hacoinvolto il Circolo didattico WZ e di cui è stato investito il Tribunale per iminorenni di ZK, anche in riferimento a dati personali contenuti nell'ambito didocumenti redatti da altri titolari del trattamento; ciò, entro il 15 febbraio2008, dando conferma dell'avvenuto adempimento a questa Autorità entro lamedesima data;


b) accoglie il ricorso e ordina alComune di HK di comunicare ai ricorrenti gli estremi identificativi deiresponsabili del trattamento dei dati personali, nonché i soggetti o lecategorie di soggetti cui i dati personali sono stati comunicati, entro il 15febbraio 2008, dando conferma di tale adempimento a questa Autorità entro lastessa data;


c) dichiara infondato il ricorso inordine alla richiesta di cancellazione dei dati personali tuttora detenutidalla resistente;


d) dichiara non luogo a provvederesul ricorso in ordine alle restanti richieste;


e) determina nella misuraforfettaria di euro 500 l'ammontare delle spese e dei diritti del procedimentoposti in misura pari a 300 euro, previa compensazione per giusti motivi dellaresidua parte, a carico del Comune di HK, il quale dovrà liquidarlidirettamente a favore dei ricorrenti.

Roma, 21 dicembre 2007

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli