PROVVEDIMENTO DEL 29 DICEMBRE 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO il ricorso presentato al Garante il 23 settembre 2010 nei confronti della Federazione Gilda - Unams, Collegio nazionale dei Probiviri con il quale XY, rappresentata e difesa dall'avv. Valdo Mellone, nel ribadire quanto contenuto nel previo interpello di cui all'art. 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196), ha chiesto la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali che la riguardano contenuti in tutti i verbali e documenti relativi alle sedute del Collegio nazionale dei Probiviri della Federazione odierna resistente "nel corso delle quali si è discusso del comportamento della stessa e del provvedimento disciplinare adottato" nei suoi confronti;

VISTI gli ulteriori atti d'ufficio e, in particolare, la nota del 1° ottobre 2010, con la quale questa Autorità, ai sensi dell'art. 149, comma 1 del Codice, ha invitato il predetto titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell'interessata, la nota dell'8 novembre 2010 con la quale è stata disposta, ai sensi dell'art. 149, comma 7, la proroga dei termini del procedimento, nonché il verbale dell'audizione svoltasi presso gli uffici dell'Autorità il 22 novembre 2010;

VISTA la nota, datata 21 ottobre 2010, con cui la resistente, nel fornire riscontro alle richieste della ricorrente, ha comunicato, con riguardo al contenuto dei verbali espressamente menzionati nell'interpello preventivo, che i medesimi contengono il resoconto dei vari passaggi del procedimento disciplinare avviato nei confronti dell'interessata e di cui la stessa sarebbe, pertanto, a conoscenza per avervi preso parte e "per aver avuto notificato, in seno al provvedimento di sospensione adottato dal Collegio Nazionale dei probiviri della F.G.U., le motivazioni del provvedimento stesso"; il titolare del trattamento ha altresì precisato, con riguardo alla richiesta della ricorrente volta ad ottenere "copia di tutti gli atti relativi al procedimento di cui sopra", di aver deliberato -tenuto conto che "la legge 241/90 non è applicabile nei confronti di un soggetto privato" e che l'attuale Statuto dell'associazione non contiene previsioni specifiche- "di non fornire i dati richiesti e di rinviare l'eventuale trasmissione degli atti a un provvedimento successivo possibile solo ad approvazione (…) di una modifica dello statuto e del regolamento";

VISTA la nota, datata 24 ottobre 2010, con cui, nel ribadire le richieste contenute nel ricorso, l'interessata ha in particolare rilevato che "nulla è stato notificato all'interessata quanto al procedimento di irrogazione della sanzione, essendo stata notificata solo quest'ultima"; vista la successiva comunicazione del 18 novembre 2010 con la quale l'interessata ha ribadito le proprie richieste;

VISTA la nota, datata 18 novembre 2010, con cui la Federazione Gilda – Unams ha rappresentato che il Collegio nazionale dei Probiviri "non raccoglie dati personali, esso è organo di giurisdizione domestica al quale gli associati accettano di rivolgersi per risolvere i problemi insorti all'interno dell'associazione" anche per ciò che riguarda l'adozione di eventuali sanzioni disciplinari; con riguardo al relativo procedimento il titolare ha inoltre evidenziato che "gli interessati partecipano al procedimento, del quale è redatto verbale, e ricevono la comunicazione di chiusura dello stesso. Essi, pertanto, sono a conoscenza di tutti gli atti del procedimento, che in parte contribuiscono a formare", precisando che "nel caso specifico la Professoressa XY è stata messa a conoscenza della contestazione effettuata dal Coordinatore nazionale, ha partecipato agli incontri e ha svolto le sue difese; il provvedimento disciplinare le è stato notificato"; la resistente ha infine dichiarato che i verbali richiesti "non costituiscono dati personali, ma solo il resoconto di ciò che le parti hanno detto innanzi al Collegio";

RILEVATO che occorre, preliminarmente, tracciare la distinzione, delineata in varie occasioni dall'Autorità, tra la richiesta di accesso a documenti contenenti dati personali (di cui, ad esempio, agli artt. 22 e ss. l. 241/1990) e la richiesta, avanzata ai sensi dell'art. 7 del Codice, volta ad ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali riferiti all'interessata contenuti nei medesimi documenti; con riferimento a quest'ultima richiesta l'art. 10 del Codice prevede, infatti, che i dati siano estratti a cura del responsabile o degli incaricati e comunicati all'interessato anche oralmente, ovvero offerti in visione mediante strumenti elettronici, o, se vi è specifica richiesta, comunicati mediante trasposizione dei medesimi su supporto cartaceo o informatico; rilevato peraltro che la previsione di cui all'art. 10, comma 4, del Codice, che attribuisce al titolare del trattamento, qualora l'estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa, la facoltà di fornire riscontro "attraverso l'esibizione o la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti", è diretta ad agevolare il riscontro da parte del titolare, senza per questo trasformare l'istanza di accesso ai dati personali in un'istanza di accesso a documenti;

RILEVATO altresì che oggetto di comunicazione, a seguito della richiesta avanzata con il ricorso, possono essere solo i dati personali che riguardano direttamente l'interessata e non anche le modalità di svolgimento del procedimento disciplinare, cui peraltro la medesima ha preso parte, né, secondo quanto disposto dall'art. 8, comma 4, del medesimo Codice, l'eventuale indicazione di condotte da tenersi o di decisioni in via di assunzione da parte del titolare del trattamento;

RILEVATO che, nel caso di specie, è diritto della ricorrente ottenere la comunicazione di tutti i dati che la riguardano (tra cui, ad esempio, le contestazioni disciplinari che le sono state avanzate) contenuti nei verbali delle sedute collegiali relative al procedimento disciplinare a carico della medesima, nonché negli eventuali ulteriori documenti detenuti dalla Federazione resistente; non può infatti reputarsi sufficiente un riscontro che si limiti a riportare la mera indicazione sommaria del contenuto degli atti cui l'interessata ha chiesto di accedere, senza fare alcun riferimento agli specifici dati della medesima, tenuto anche conto delle esigenze difensive legate alla conoscenza degli stessi;

RITENUTO, alla luce di ciò, di dover accogliere il ricorso ordinando alla Federazione Gilda-Unams, Collegio dei Probiviri di comunicare alla ricorrente i dati che la riguardano contenuti in tutti gli atti relativi al procedimento disciplinare avviato nei suoi confronti nel termine di quaranta giorni dalla ricezione del presente procedimento, dando conferma a questa Autorità, entro il medesimo termine, dell'avvenuto adempimento;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell'ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l'ammontare delle spese e dei diritti inerenti all'odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico della Federazione Gilda-Unams Collegio dei Probiviri nella misura di euro 300, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Mauro Paissan;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) accoglie il ricorso e, per l'effetto, ordina alla Federazione Gilda – Unams di comunicare alla ricorrente tutti i dati personali che la riguardano contenuti negli atti relativi al procedimento disciplinare di cui è stata parte entro il termine di quaranta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, dando conferma a questa Autorità, entro il medesimo termine, dell'avvenuto adempimento;

b) determina nella misura forfettaria di euro 500 l'ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti, nella misura di 300 euro  previa compensazione della residua parte per giusti motivi, a carico della Federazione Gilda - Unams la quale dovrà liquidarli direttamente a favore della ricorrente.

Roma, 29 dicembre 2010

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Paissan

Il segretario generale
De Paoli