L' indirizzario di un periodico qualora per la natura dei destinatari contenga dati definiti dalla legge n. 675/1996 come "sensibili" deve essere tenuto seguendo le procedure previste dall'articolo 22 della stessa legge, e dalle sei autorizzazioni a carattere generale emanate dal Garante.

Roma, 27 marzo 1998                

Associazione medica italiana                
Via Merulana, 272                
00185 Roma                

OGGETTO: Quesiti concernenti l'applicazione della legge 31 dicembre 1996.

L'A.M.I., associazione professionale a carattere culturale e sindacale, ha chiesto di conoscere gli adempimenti prescritti dalla legge 675/1996 in relazione alla tenuta di un "indirizzario" per la trasmissione di un periodico mensile mediante abbonamento postale.

Al riguardo è necessario distinguere due ipotesi, disciplinate in modo diverso dalla citata legge 675/1996 quella in cui il periodico viene spedito solo ad iscritti all'associazione e quella in cui il periodico è inviato ad abbonati a prescindere dalla loro iscrizione all'associazione.

Nel primo caso, in base all'art. 22 della legge 675/1996, i dati personali relativi agli abbonati hanno natura sensibile in quanto "sono idonei a rivelare l'adesione ad un'associazione sindacale"; nel secondo caso, invece, si tratta di dati personali comuni (diversi da quelli elencati nell'art.22 della legge).

Qualora abbiano natura sensibile, i dati possono essere trattati solo dopo aver acquisito il consenso scritto dell'interessato e previa autorizzazione del Garante (art. 22, comma 1, L. 675/996).

Il consenso deve essere preceduto dall'informativa all'interessato in base all'art.10 L.675/1996, ma può essere acquisito dagli iscritti in un'unica soluzione, e cioè al momento in cui l'AMI deve raccogliere il consenso dei propri iscritti in riferimento all'adesione all'associazione.

Per quanto attiene all'autorizzazione, si fa presente che il Garante ha adottato l'autorizzazione n. 3/1997, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 29 novembre 1997 e allegata in copia, con la quale ha autorizzato gli organismi di tipo associativo e le fondazioni a trattare i dati sensibili alle condizioni ivi prescritte, fino al 30 settembre 1998.

Per il trattamento dei dati comuni, invece, salvo che si tratti di dati conoscibili da chiunque, oltre all'informativa, è necessaria l'acquisizione del consenso dell'interessato che può essere anche orale ma che, in ogni caso, deve risultare da un documento scritto (formato, ad esempio, da un formulario dell'AMI).

Infine, si precisa che le associazioni istituite per scopi non di lucro sono esonerate dall'obbligo di notificazione al Garante se perseguono finalità lecite, relativamente a dati inerenti agli associati e ai soggetti che in relazione a tali finalità hanno contatti regolari con l'associazione (art. 7, comma 5 ter lettera 1, legge n.675/1996).

IL PRESIDENTE