Il Garante precisa che si ha cessazione del trattamento (art. 16 della legge n. 675/1996) quando s'intende interrompere in via definitiva l'intero complesso di operazioni concernenti un determinato trattamento di dati personali, il che non si verifica nei casi in cui si procede al mero scarto di atti di archivio

Roma, 14 maggio 1998               

Camera di Commercio, Industria,               
Artigianato e Agricoltura               
Piazza Giudici,3               
50122 Firenze               

OGGETTO: Notificazione della cessazione del trattamento (art. 16 legge n. 675/1996).

Dopo l'entrata in vigore della legge n. 675/1996, alcune amministrazioni pubbliche hanno comunicato a questa Autorità di essere in procinto di effettuare uno scarto di atti d'archivio, ritenendo che tale circostanza dovesse essere notificata al Garante come cessazione di un trattamento di dati personali ai sensi dell'art. 16 della stessa legge.

Com'è noto, la legge n. 675/1996 non reca alcuna modifica delle norme vigenti in materia di archivi di Stato (espressamente fatte salve all'art. 43, comma 2) e, in particolare, del D.P.R. n. 1409/1963 e successive modificazioni ed integrazioni, il quale prevede per gli enti pubblici la possibilità di stabilire quali documenti d'archivio siano da scartare, sulla base di un apposito provvedimento da sottoporre all'approvazione dell'autorità vigilante sull'ente, e previo nulla-osta del competente sovrintendente archivistico (art. 35 D.P.R. n. 1049/1963).

Ciò premesso, occorre anzitutto far presente che, dal gennaio 1998, le notificazioni (sia ordinaria, sia semplificata sia della cessazione del trattamento) devono essere effettuate utilizzando l'apposito modello su supporto cartaceo o informatico, predisposto da questa Autorità (che ad ogni buon conto si allega alla presente nota).

Bisogna inoltre precisare che le ipotesi di cessazione del trattamento previste dal predetto art. 16 della legge n. 675/1996 riguardano i casi in cui il titolare, anche se ente pubblico (regione, provincia, comune, azienda ospedaliera, camera di commercio, ecc.) intenda, per qualsiasi causa, interrompere in via definitiva l'intero complesso di operazioni concernenti un determinato trattamento di dati personali.

Quindi, come già chiarito nel citato modello di notificazione (cfr riquadro e)), non è necessario effettuare una notifica al Garante qualora l'amministrazione sopprima un singolo archivio o una sua parte, ovvero elimini taluni dati e tuttavia prosegua la complessiva attività di trattamento di dati personali.

Ciò in quanto l'effettuazione di uno scarto di atti d'archivio non corrisponde, di per sé, ad un'effettiva e completa cessazione del trattamento di dati connesso alle attività istituzionali dell'amministrazione, ma soltanto ad una parziale eliminazione, attraverso la distruzione di documenti o fascicoli, di quelle informazioni personali la cui conservazione sia ormai ritenuta inutile ai fini amministrativi e storici.

Alle conclusioni pocanzi enunciate deve pervenirsi, in linea generale, anche quando il titolare cessi di trattare alcune categorie di dati.

Un discorso a parte può meritare, peraltro, il caso in cui lo scarto di atti consegua alla definitiva interruzione di un complessivo trattamento avente una sua specificità, e che sia stato impostato dall'ente con modalità assolutamente distinte ed autonome rispetto ad altre attività informative destinate a proseguire.

In ogni altra ipotesi, laddove la distruzione degli atti comporti un cambiamento di uno o più degli elementi fondamentali del trattamento di dati personali (ad esempio, delle finalità, delle modalità, del luogo di custodia dei dati, ecc.) l'ente potrà semmai valutare l'esigenza di procedere ad una modifica della notificazione ai sensi dell'art. 7 legge n. 675/1996, già inviata entro lo scorso 31 marzo o da inviare entro il 30 giugno p.v.

IL PRESIDENTE