Il diritto riconosciuto ai consiglieri comunali e provinciali, alfine di ottenere dagli uffici del comune e della provincia informazioni utili all'espletamento del proprio mandato (art.31, comma 5 della legge 8 giugno 1990, n. 142), non è venuto meno per effetto delle disposizioni della legge n. 675/1996, l'art. 31 della legge n. 142/1990 rappresenta una delle disposizioni che secondo l'art. 27 della legge n. 675/1996 permettono di trattare dati ed informazioni per il perseguimento di finalità istituzionali, nei limiti che il Garante ha ricordato prendendo in esame, in particolare, il citato art. 31.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Visti inumerosi quesiti con i quali è stato richiesto di fornire chiarimenti sul diritto di accesso dei consiglieri di enti locali agli atti e ai documenti in possesso dell'amministrazione comunale e provinciale, in relazione alla legge 31 dicembre 1996, n. 675, recante norme in materia di protezione dei dati personali, osserva quanto segue.

L'articolo 31, comma 5, della legge 8 giugno 1990, n. 142, riconosce ai consiglieri comunali e provinciali il "diritto di ottenere dagli uffici, rispettivamente, del comune e della provincia, nonché dalle loro aziende ed enti dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all'espletamento del proprio mandato. Essi sono tenuti al segreto nei casi specificamente determinati dalla legge".

Il diritto codificato da tale disposizione è direttamente funzionale non tanto ad un interesse personale del consigliere comunale o provinciale, quanto alla cura di un interesse pubblico connesso al mandato conferito e, quindi, alla funzione di rappresentanza della collettività.

Il diritto ha una ratio diversa, quindi, da quella che contraddistingue l'ulteriore diritto di accesso ai documenti amministrativi che è riconosciuto, non solo ai consiglieri comunali o provinciali ma a tutti i cittadini (art. 7, legge n. 142/1990 applicabile agli atti degli enti locali) come pure, in termini più generali, a chiunque sia portatore di un interesse personale e concreto e per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, in riferimento ai documenti amministrativi detenuti da amministrazioni diverse dai comuni e dalle province (art. 22 legge 7 agosto 1990, n. 241; art. 2 d.P.R. 27 giugno 1992, n. 352).

Per quanto riguarda i consiglieri comunali o provinciali, la finalizzazione dell'accesso (art. 31 cit.) all'espletamento del mandato costituisce, al tempo stesso, il presupposto che legittima l'accesso e che ne delimita, però, la portata.

Quanto alla concreta individuazione delle notizie e delle informazioni "utili" che possono essere apprese, va osservato che sia l'art. 24 della legge 27 dicembre 1985, n. 816, sia l'art. 31 della legge n. 142/1990, collegano l'accesso non tanto alle fonti utili per espletare meglio i compiti dei consiglio, quanto a tutto ciò che può essere effettivamente funzionale allo svolgimento dei compiti del singolo consigliere comunale e provinciale e alla sua partecipazione alla vita politico-amministrativa dell'ente.

Ciò anche alfine di permettere al consigliere comunale e provinciale di valutare con piena cognizione di causa la correttezza e l'efficacia dell'operato dell'Amministrazione, nonché per esprimere un voto consapevole sulle questioni di competenza del Consiglio, e per promuovere, anche nell'ambito del Consiglio stesso, le iniziative che spettano ai singoli rappresentanti.

Questo orientamento è confermato dalla giurisprudenza, che ha avuto occasione di precisare che l'art. 31 permette di accedere non solo ai "documenti" formati dalla pubblica amministrazione di appartenenza ma, in genere, a qualsiasi "notizia" od "informazione" utili ai fini dell'esercizio delle funzioni consiliari (Cass. Civ. Sez. III, sent. N. 8480 del 3 agosto 1995, fattispecie in materia di acquisizione della registrazione magnetofonica di una seduta consiliare).

Tutto ciò premesso, il Garante ritiene che la legge n. 675/1996 non abbia apportato modifiche al citato art. 31, in quanto il principio di trasparenza affermato da tale disposizione è compatibile con le nuove norme in materia di protezione dei dati personali (art. 43, comma 2).

E' anzi da precisare che l'art. 31 della legge n. 142/1990 (che configura un obbligo per l'ente locale di rendere accessibili i dati detenuti ai consiglieri) rappresenta una delle disposizioni che secondo l'art. 27 della legge n. 675/1996 permettono di trattare dati ed informazioni per il perseguimento di finalità istituzionali.

Va altresì constatata la necessità che le norme delegate che il Governo si appresta a varare in materia di trattamento dei dati sensibili nella pubblica amministrazione (art. 22, comma 3; art. 41, comma 5, come modificato dall'art. 1 del d.lg. 8 maggio 1998, n. 135) tengano conto della circostanza che il consigliere può, nei limiti suindicati, accedere eventualmente anche a taluno dei dati di carattere sensibile indicati nell'articolo 22 della legge n. 675/1996.

Riconosciuto quindi, in termini generali, il diritto di accesso da parte del consigliere comunale o provinciale, va osservato ulteriormente che:

a) il consigliere comunale o provinciale, se invoca il citato art.31, non deve dimostrare, in base alle norme comuni sull'accesso, l'esistenza di un interesse giuridicamente rilevante, essendo sufficiente che rappresenti l'effettiva utilità delle notizie e delle informazioni richieste rispetto al mandato; dal canto suo, il comune o la provincia devono rispettare il principio di pertinenza di cui all'art. 9, comma 1, lett. d), permettendo l'accesso ai dati effettivamente utili per lo svolgimento del mandato;

b) in presenza di una siffata dichiarazione del consigliere, risulterebbe arbitraria, da parte dell'amministrazione, una distinzione basata sulla natura dei dati richiesti in visione, i quali possono riguardare anche, in casi specifici, verbali con cui si constatano infrazioni;

c) l'art. 31 deve essere tuttavia coordinato con altre norme vigenti che tutelano, ad esempio, il segreto delle indagini penali o la segretezza della corrispondenza e delle conversazioni (segretezza che si estende, anche in base alla giurisprudenza costituzionale, ai dati contenuti in tabulati che permettono di stabilire se è intercorsa una comunicazione e tra quali soggetti);

d) il diritto di accesso deve essere inoltre coordinato con la speciale disciplina che attiene agli atti anagrafici, allo stato civile e alle liste elettorali, che resta soggetta a specifiche disposizioni.

Resta ovviamente ferma la necessità che i dati così acquisiti siano utilizzati effettivamente per le sole finalità realmente pertinenti al mandato, rispettando il dovere di segreto "nei casi espressamente determinati dalla legge" nonché i divieti di divulgazione dei dati personali (si pensi ad esempio all'art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, che vieta, salvo casi specifici, la diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute).

Roma, 20 maggio 1998

IL PRESIDENTE