Alcuni dati personali contenuti nei moduli di pre-iscrizione alle Università possono rivestire natura sensibile, ma possono essere comunque trattati fino alla scadenza del termine previsto dall'articolo 41 comma 5 della legge 675/1996 (termine successivamente differito da un recente decreto legislativo). Le Università, in qualità di soggetti pubblici, non devono richiedere il consenso degli studenti per l'utilizzo dei loro dati, ma devono operare sulla base di una specifica disciplina normativa di garanzia.

Roma, lì 5 agosto 1998       

Ministero dell'Università e della       
ricerca scientifica e tecnologica       
Dipartimento per l'autonomia       
Universitaria e gli studenti       
Ufficio II       
Piazzale Kennedy, 20       
00144 Roma       

OGGETTO: Trattamento dei dati relativi alle preiscrizioni all'Università.

Con la nota indicata a margine, è stato chiesto al Garante di chiarire se i dati relativi alle preiscrizioni alle Università effettuate ai sensi dell'art. 3 del d.m. 21 luglio 1997, n. 245 abbiano natura " sensibile".

Al riguardo, si formulano le seguenti considerazioni.

I dati sono raccolti tramite il modulo informatico previsto dal d.m. 23 aprile 1998 (disponibile sul sito Web di codesto Ministero, di seguito denominato MURST) e riguardano le cordinate anagrafiche dello studente, l'eventuale interesse a beneficiare della borsa di studio, compresi gli "ausili personalizzati" e l'autorizzazione all'utilizzo dei dati secondo la legge n. 675/1996 (art. 1 del d.m.).

I dati in questione non rivestono, pertanto, natura "sensibile", fatta eccezione per le informazioni relative agli "ausili personalizzati" (p. 2 del modello) e per i casi particolari nei quali lo studente indichi, come istituto al momento frequentato, una struttura che presuppone l'eventuale accettazione di una eventuale convinzione religiosa.

Il trattamento dei medesimi dati può comunque proseguire fino al termine dell'8 novembre 1998 (previsto per i trattamenti iniziati prima dell'8 maggio 1997) entro il quale dovrà essere emanata una disciplina integrativa del trattamento dei dati sensibili da parte dei soggetti pubblici in attuazione dell'art. 41 comma 5 della legge n. 675/1996. Ciò in quanto, pur essendo le domande di preiscrizione regolate da un decreto successivo all'8 maggio 1997, il trattamento dei dati in questione presso le Università appare iniziato prima di tale data.

Sotto un altro profilo, si richiama l'attenzione sul fatto che la trasmissione degli elenchi di studenti da parte del MURST verso altri soggetti (scuole, università e per i profili relativi al diritto allo studio, alle regioni) al momento è prevista non da una norma di rango legislativo o regolamentare, ma dal solo d.m. del 23 aprile u.s.

Pertanto analogamente a quanto è avvenuto a proposito del recente decreto legislativo n. 204/1998 che ha favorito la divulgazione dei dati relativi ai laureati e ai soggetti impegnati nella ricerca, appare necessario che il MURST promuova un'integrazione del citato d.m. 245/1997 al fine di regolare meglio, ai sensi dell'art. 27, commi 2 e 3 della legge n. 675/1996, i flussi di dati che non hanno natura sensibile verso altri soggetti pubblici (università, scuole; regioni) e privati (come può avvenire per le scuole). Nell'immediato, è poi necessario che il MURST provveda una tantum alla comunicazione al Garante prevista dall'art. 27, comma 2, della legge n. 675/1996.

Il d.m. 23 aprile 1998 inserisce nel modulo di preiscrizione una autorizzazione all'utilizzo dei dati. Tale autorizzazione non deve essere richiesta per i dati trattati dalle Università e dalle scuole pubbliche, in quanto secondo la legge n. 675/1996 il trattamento dei dati da parte dei soggetti pubblici non è basato sul consenso. Per la scuola privata di appartenenza, l'autorizzazione deve essere preceduta da una idonea informativa ai sensi dell'art. 10 della medesima legge, inseribile nel modulo stesso.

Tutto ciò premesso, si coglie l'occasione per constatare con rammarico che il citato d.m. del 23 aprile u.s. è stato emanato senza richiedere il parere obbligatorio di questa Autorità. La consultazione del Garante, oltre a rispondere a quanto previsto dall'art. 31, comma 2, della legge n. 675/1996 ed a prevenire un vizio del provvedimento che dovrà essere segnalato al Parlamento nella relazione annuale per il 1998, avrebbe permesso di regolare in maniera più precisa i suddetti aspetti per i quali resta comunque ferma la cooperazione del Garante, nelle forme che codesto Ministero riterrà più opportune.

IL PRESIDENTE