L’art. 27 comma 2 della legge n. 675/1996, prevede che la comunicazione di dati tra amministrazioni pubbliche deve essere prevista da una norma primaria o secondaria o, altrimenti, deve essere necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali da indicare in un’apposita comunicazione da inviare al Garante.

Roma, li 14 gennaio 1999        

Ministero dell’industria        
Gabinetto del Ministro        
Via Molise, 2        
00187 Roma        

Oggetto: Applicazione della legge n. 194/1986 recante "Norme sull’Ordine cavalleresco al Merito del Lavoro".

Con le note sopra richiamate è stato richiesto un parere al Garante in merito ad alcuni aspetti applicativi della legge n. 194/1986 recante "Norme sull’Ordine cavalleresco al Merito del Lavoro", alla luce delle disposizioni introdotte dalla legge n. 675/1996.

In particolare si chiede di conoscere:

a) se sia necessario fornire l’informativa e richiedere il consenso al trattamento dei dati personali utilizzati per avviare l’istruttoria della candidatura al conferimento dell’onorificenza;

b) se sia conforme alla disciplina della legge n. 675/1996 la prassi sinora seguita da codesto Ministero di richiedere una certificazione prefettizia attestante il non coinvolgimento dell’interessato in inchieste giudiziarie, nonché la mancata adozione nei suoi confronti di misure per la prevenzione di atti di delinquenza di tipo mafioso o di altre gravi forme di manifestazione di pericolosità sociale;

c) se il trattamento necessario a verificare l’eventuale insorgere delle condizioni che determinano la perdita dell’onorificenza sia conforme alla previsione dell’art. 27 della legge n. 675/1996, non essendo disciplinata in modo analitico.

Al riguardo si osserva preliminarmente che la legge n. 675/1996 (art. 27, comma 1) consente ai soggetti pubblici di raccogliere ed utilizzare dati personali ai fini dello svolgimento di propri compiti istituzionali, nel rispetto dei limiti eventualmente indicati nella normativa primaria e secondaria che regola i compiti stessi.

Secondo il comma 2 del medesimo art. 27, la comunicazione di dati tra amministrazioni pubbliche deve essere prevista da una norma primaria o secondaria o, altrimenti, deve essere necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali da indicare in un’apposita comunicazione da inviare al Garante.

In merito al quesito di cui alla lettera a), si fa presente che la normativa vigente in materia (legge n. 194 del 15 maggio 1986) prevede che l’istruttoria per il conferimento dell’onorificenza sia avviata dai competenti soggetti pubblici agli artt. 5 e 12; solo in una fase successiva sorge la necessità di acquisire informazioni e documenti direttamente dagli interessati.

L’interessato deve essere informato del trattamento dei propri dati personali effettuato nel corso dell’istruttoria prevista per il conferimento dell’onorificenza (art. 10, comma 1 e 3, legge n. 675/1996). Tale informativa può essere fornita in maniera semplificata, anche oralmente, a cura della prefettura nel cui ambito territoriale di competenza risiede il soggetto proposto.

Il consenso dell’interessato, invece, non occorre, poiché i trattamenti di dati in questione vengono svolti da soggetti pubblici.

In ordine alla prassi seguita da codesto Ministero di richiedere una certificazione prefettizia "attestante l’insussistenza di misure per la prevenzione della delinquenza di tipo mafioso o di altre manifestazioni di pericolosità sociale", nonché l’eventuale coinvolgimento dei soggetti proposti per la nomina in inchieste giudiziarie in corso, il Garante rileva che tale trattamento, pur non previsto espressamente dalla legge n. 194/1986, rientra indubbiamente nelle funzioni istituzionali demandate a codesto Ministero dalla legge citata e tese ad accertare la sussistenza nei candidati del requisito della "specchiata condotta civile e sociale".

Peraltro, dal momento che la comunicazione dei suddetti dati non è espressamente prevista da norme di legge o di regolamento, occorrerà effettuare l’apposita comunicazione al Garante prevista dall’art. 27, comma 2 della legge n. 675/1996. Tale adempimento potrà essere svolto direttamente ed una sola volta da codesto Ministero, nelle forme previste dall’art. 7, commi 2 e 3 della legge n. 675/1996, anche in ordine a tutte le procedure istruttorie avviate anche di seguito alla comunicazione. Non occorre, invece, la medesima comunicazione per le relazioni richieste all’autorità giudiziaria e ad altri soggetti pubblici specificamente individuati, attesa la specifica previsione contenuta nell’art. 6, comma 2, della legge n. 194/1986.

Fra la documentazione da trasmettere a codesto Ministero rientra anche l’estratto del casellario giudiziale di cui all’art. 686 del c.p.p. Si tratta di un dato personale "particolare" la cui trattazione deve rispettare le prescrizioni dell’art. 24 della legge n. 675/1996.

Peraltro, sulla base di un’apposita norma transitoria (art. 41, comma 5), i soggetti pubblici possono continuare a trattare tali dati (assimilati a quelli sensibili) fino all’8 maggio 1999, previa comunicazione a questa Autorità.

In quest’ultima comunicazione si potrà inserire anche l’ulteriore trattamento di dati concernenti il casellario giudiziale che viene svolto in ordine alla procedura di revoca dell’onorificenza medesima (art. 13 legge n. 194/1986).

La disciplina definitiva dei trattamenti previsti dall’art. 24 sarà fissata, entro l’indicata scadenza del termine transitorio, con apposite disposizioni normative che soddisfino pienamente i requisiti del citato art. 24, o con un’autorizzazione generale ad hoc emanata da questa Autorità.

Per ulteriori ed analoghi profili non posti in questa sede, si allega copia di un parere reso al Ministero del Lavoro in materia di conferimento delle "Stelle al Merito del Lavoro"

IL PRESIDENTE