IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato dal Sig. XY

nei confronti di

Banca Cooperativa Cattolica, soc. coop. a r.l., con sede in Montefiascone;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

PREMESSO:

Il ricorrente, dipendente di Banca Cooperativa Cattolica, soc coop. a r.l. con sede in Montefiascone, lamenta di non avere ricevuto un riscontro positivo alla richiesta di accesso al complesso dei dati personali che lo riguardano, rivolta ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675. Ciò con riferimento anche ai dati personali riportati nell’ambito delle schede di valutazione annuali redatte dalla medesima banca.

Con il ricorso proposto ai sensi dell’art. 29 della legge n. 675/1996 l’interessato ha ribadito le proprie richieste.

All’invito ad aderire spontaneamente a tali richieste, formulato da questa Autorità con nota n. 13407 del 29 novembre 2001, il titolare del trattamento ha risposto con ulteriore nota datata 7 dicembre 2001 con la quale, nel far presente di aver riscontrato le istanze del ricorrente, ha inviato altresì copia di un "verbale di accesso, eseguita verifica, visione e comunicazione…" dei dati richiesti. Le posizioni del titolare sono state ulteriormente rappresentate nella memoria depositata il 7 dicembre 2001 e nel corso dell’audizione tenutasi il 14 dicembre u.s.

In tale prima audizione il ricorrente ha illustrato una memoria nella quale sono stati evidenziati i documenti di cui non sarebbe stato ancora consentito l’accesso.

Le parti hanno poi concordato, ai sensi dell’art. 20, comma 8, del d.P.R. n. 501/1998, una proroga di 20 giorni del termine di decisione del ricorso.

Le posizioni delle parti sono state ulteriormente rappresentate nelle memorie del titolare (in data 27 dicembre 2001) e dell’interessato (in data 2 gennaio 2002), nonché nel corso di una seconda audizione svoltasi il 7 gennaio 2002. Il titolare ha fornito, in allegato alla memoria datata 27 dicembre 2001, alcuni ulteriori dati personali del ricorrente ed in particolare le schede di valutazione redatte nel 1999 e nel 2000, affermando che nell’ambito dei verbali del consiglio di amministrazione della banca non vi sarebbero riferimenti a dati personali del ricorrente.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte sull’accesso al complesso dei dati personali detenuti dal datore di lavoro e riferiti all’intera carriera professionale di un dipendente.

La nozione di dato personale, adottata dalla direttiva comunitaria n. 95/46/CE e dall’art. 1, comma 2, lettera c), della legge n. 675/1996, riguarda espressamente "qualunque informazione" relativa all’interessato anche se contenuta all’interno di documenti valutativi, riportati in supporti di vario tipo (sia cartaceo, sia automatizzato) e conservati o meno in archivi.

I dati personali oggetto della richiesta di accesso in questione rientrano in tale categoria ed è pertanto legittima la richiesta dell’interessato di venirne a conoscenza ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675.

Il citato art. 13 e l’art. 17 del d.P.R. n 501/1998 non prevedono il necessario rilascio di copie di atti ed obbligano, più precisamente, il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti i dati personali detenuti su supporto cartaceo o informatico che riguardano il richiedente, e a riferirli a quest’ultimo con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili. L’accesso, quindi, non obbliga ad esibire o copiare interamente ogni singolo atto, ma rende necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni di carattere personale relative al solo interessato (cfr. provvedimento del Garante del 23 giugno 1998, in Bollettino del Garante n. 5, pag. 20).

Solo quando l’estrazione di tali dati risulti particolarmente difficoltosa, l’adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l’esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (vedi il provvedimento dell’11 gennaio 2001, in Bollettino del Garante n. 16, pag. 23).

Nel caso di specie, i dati personali sono riportati all’interno di documenti cartacei. Il titolare del trattamento (il quale non ha estrapolato i dati richiesti riportandoli su supporto cartaceo o informatico, attesa la presumibile ampiezza degli stessi), ha messo però a disposizione dell’interessato i dati richiesti, in parte a seguito della presentazione dell’istanza d’accesso ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675/1996, in parte nel corso del procedimento.

Sul ricorso può essere dichiarato non luogo a provvedere. La banca ha infatti messo a disposizione sia i dati riferiti all’ordinaria gestione del rapporto di lavoro con il dipendente, sia i dati di tipo valutativo, quali le schede annuali di valutazione riferite agli ultimi anni. Il titolare ha altresì precisato l’inesistenza nei propri archivi di ulteriori dati cui il ricorrente aveva fatto riferimento in termini dubitativi, chiedendo conferma della loro esistenza.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 dichiara non luogo a provvedere sul ricorso.

Roma, 10 gennaio 2002