Provvedimento del 16 gennaio 2003

Non può essere accolta la richiesta di cancellazione dei dati, nel caso in cui questi debbano essere conservati dal titolare del trattamento per l'adempimento di obblighi di legge (fattispecie relativa alla conservazione di dati contenuti in scritture contabili ed acquisiti in occasione di rapporti di compravendita intercorsi tra l'interessato e la società resistente)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da Gianluca Pasquale

nei confronti di

Omnia Network S.p.A.;

Visti gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO:

Il ricorrente deduce di non aver ricevuto riscontro da parte di Omnia Network S.p.A. ad una istanza formulata ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675/1996 con la quale aveva chiesto di avere conferma dell'esistenza di dati che lo riguardano e la comunicazione in forma intelligibile dei medesimi, della loro origine, della logica e delle finalità di trattamento, nonché la loro cancellazione.

Nel ricorso proposto ai sensi dell'art. 29 della legge n. 675/1996, e nella successiva nota inviata via fax in data 9 gennaio 2003, l'interessato ha ribadito le proprie istanze chiedendo altresì di porre a carico della controparte le spese sostenute per il procedimento.

All'invito ad aderire formulato da questa Autorità, ai sensi dell'art. 20 del d.P.R. n. 501/1998 il 23 dicembre 2002, Omnia Network S.p.A. ha risposto con fax del 15 gennaio 2003, precisando:

      di detenere, relativamente al ricorrente, "solo ed esclusivamente i dati inerenti e relativi agli ordini di acquisto e vendita" di prodotti "a mezzo Internet";

      che tali dati personali sono stati comunicati dall'interessato medesimo in occasione degli ordini di acquisto;

      di non poter cancellare i dati personali in questione poiché la loro cancellazione "comporterebbe la cancellazione degli ordini, fatture, ricevute, ecc.", la cui conservazione è ritenuta necessaria "al fine di dare certezza al contratto stesso";

      di avere inibito "ogni altro uso dei dati personali" del ricorrente "già da tempo" e di "avere trovato un accordo" con l'interessato.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte su una richiesta che riguarda, in particolare, l'accesso e la cancellazione dei dati personali dell'interessato detenuti da una società.

Sul ricorso deve essere dichiarato non luogo a provvedere ai sensi dell'art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 in riferimento alla richiesta dell'interessato di ottenere la conferma dell'esistenza dei dati personali che lo riguardano e la comunicazione della loro origine e della logica e delle finalità del trattamento. La società resistente ha infatti fornito in ordine a tali richieste un riscontro idoneo.

Il ricorso deve invece essere accolto per quanto concerne la richiesta dell'interessato di ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati che lo riguardano. La resistente si è limitata a confermare l'esistenza di tali dati, ma non li ha estratti e posti disposizione dell'interessato secondo le modalità previste dall'art. 17 del d.P.R. n. 501/1998.

Il titolare del trattamento dovrà pertanto, entro il termine di quindici giorni dalla data di ricezione della presente decisione, comunicare all'interessato tutti i dati personali allo stesso relativi.

Nel solo caso in cui l'estrazione di tali dati, per la quantità e la qualità delle informazioni richieste, risulti particolarmente difficoltosa, il titolare potrà corrispondere alla richiesta dell'interessato anche attraverso la messa a disposizione, entro la medesima data, di copia dei documenti contenenti i dati medesimi, nei termini evidenziati da questa Autorità in fattispecie analoghe (v., ad esempio, provv. del Garante del 4 luglio 2001 in Bollettino del Garante n. 22, p. 27).

Va poi dichiarata infondata la richiesta di cancellazione dei dati personali relativi al ricorrente. La conservazione di tali dati, contenuti nella documentazione attinente ai rapporti di compravendita intercorsi tra il ricorrente e la società resistente, non risulta, allo stato e in base agli elementi di valutazione prodotti, eccedente in relazione agli scopi per i quali gli stessi sono stati trattati e in rapporto alla normativa sulla conservazione delle scritture contabili.

Per quanto concerne le spese va posto a carico del titolare del trattamento l'intero ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento, determinato nella misura forfettaria di euro 250, di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso, ai sensi dell'art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 in relazione alla richiesta dell'interessato di avere conferma dell'esistenza di dati personali che lo riguardano e di conoscerne l'origine nonché la logica e le finalità del trattamento;

b) accoglie il ricorso per quanto concerne la richiesta dell'interessato di ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali che lo riguardano e ordina a Omnia Network S.p.A. di comunicarli allo stesso, nei termini e con le modalità di cui in motivazione, dandone conferma entro la medesima data a questa Autorità;

c) dichiara infondata la richiesta di cancellazione dei dati nei termini di cui in motivazione;

d) determina, ai sensi dell'art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di euro 250, di cui 25,82 per diritti di segreteria, l'ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento posto a carico di Omnia Network S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 16 gennaio 2003

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli