Autorizzazione n. 4/1997al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti

IL GARANTE

Vista la legge 31 dicembre 1996, n.675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materiadi tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamentodei dati personali;

Visto, in particolare, 1'art. 22, comma1, della citata legge n. 675/96 il quale individua come«sensibili» i dati personali idonei a rivelare l'originerazziale ed etnica, le convinzioni religiose filosofiche o dialtro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati,associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico,politico o sindacale, nonché i dati personali idonei arivelare lo stato di salute e la vita sessuale;

Considerato che i soggetti privati egli enti pubblici economici possono trattare tali dati solo previaautorizzazione di questa Autorità e con il consenso scrittodegli interessati (art. 22, comma 1, della legge n. 675/96);

Considerato che i dati idonei a rivelarelo stato di salute e la vita sessuale possono essere trattatianche ai sensi di una speciale disposizione, in base alla quale,ferma restando l'autorizzazione di questa Autorità, sipuò prescindere dal consenso degli interessati quando iltrattamento è necessario per far valere o difendere insede giudiziaria un diritto di rango pari a quello dell'interessato,ovvero è necessario per lo svolgimento delle investigazionidi cui all'art. 38 delle norme di attuazione del codice di procedurapenale, sempreché i dati siano trattati esclusivamenteper tali finalità e per il periodo strettamente necessarioal loro perseguimento (art. 22, comma 4, della citata legge n.675/96);

Considerato che il Garante puòrilasciare tali autorizzazioni anche d'ufficio, nei confrontidi singoli titolari oppure, con provvedimenti generali, di determinatecategorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, dellalegge n. 675/96 modificato dall'art. 4, comma 1, del decretolegislativo 9 maggio 1997, n. 123);

Ritenuto opportuno rilasciare primadel 30 novembre 1997 una autorizzazione generale volta a semplificaregli adempimenti previsti dalla legge n. 675/96, ad armonizzarele prescrizioni da impartire e a favorire la funzionalitàdell'Ufficio del Garante;

Rilevato che sono in fase di predisposizionealcuni decreti legislativi per il completamento della disciplinasulla protezione dei dati personali, i quali, in attuazione dellalegge 31 dicembre 1996, n. 676, dovranno prevedere entro il 23luglio 1998 alcune norme integrative riguardanti i dati sensibili,anche in attuazione delle raccomandazioni adottate in materiadal Consiglio d'Europa;

Considerata l'opportunità chein questa fase transitoria le autorizzazioni non rechino disposizioniparticolarmente dettagliate, e ciò allo scopo di evitareche l'attività dei titolari sia soggetta a modifiche sostanzialinel corso di un breve periodo di tempo, ferme restando alcunegaranzie per gli interessati;

Ritenuto pertanto opportuno rilasciare,allo stato, un'autorizzazione provvisoria, anche in conformitàa quanto previsto dall'emanando regolamento concernente l'organizzazionee il funzionamento dell'Ufficio di questa Autorità;

Ritenuta, tuttavia, la necessitàche l'autorizzazione prenda in considerazione le finalitàdei trattamenti, le categorie di dati, di interessati e di destinataridella comunicazione e della diffusione, nonché il periododi conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di taliaspetti è prevista dalla legge n. 675/96 ai fini dell'applicazionedelle norme sull'esonero dall'obbligo della notificazione e sullanotificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);

Considerata la necessità chesia garantito anche nell'attuale fase transitoria, il rispettodi alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di dannoo di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i dirittie le libertà fondamentali, nonché per la dignitàdelle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l'identitàpersonale, principi valutati anche sulla base delle raccomandazionidel Consiglio d'Europa;

Considerato che un numero elevato ditrattamenti di dati sensibili è effettuato da liberi professionistiiscritti in albi o elenchi professionali per l'espletamento dellerispettive attività professionali, e che è pertantonecessario che tali trattamenti formino oggetto di una autorizzazionegenerale ai sensi dell'art 41, comma 7, della legge n. 675/96;

Autorizza

i liberi professionisti, iscrittiin albi o elenchi professionali a trattare i dati sensibili dicui all'articolo 22, comma 1, della legge n. 675/96, secondo leprescrizioni di seguito indicate.

1. Ambito di applicazione

L'autorizzazione è rilasciata, anche senzarichiesta, ai liberi professionisti tenuti ad iscriversi in albio elenchi per l'esercizio di un'attività professionalein forma individuale o associata, o in conformità allenorme di attuazione dell'articolo 24, comma 2, della legge 7 agosto1997, n.266, in tema di attività di assistenza e consulenza.

Sono equiparati ai liberi professionisti i soggettiiscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituitianche ai sensi dell'articolo 34 del regio decreto-legge 27 novembre1933, n.1578, recante l'ordinamento delle professioni di avvocatoe procuratore.

L'autorizzazione è rilasciata anche ai sostitutie agli ausiliari che collaborano con il libero professionistaai sensi dell'articolo 2232 del Codice civile, ai praticanti eai tirocinanti presso il libero professionista, qualora tali soggettisiano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolaridel trattamento effettuato dal libero professionista.

a) Il presente provvedimento non si applica altrattamento dei dati sensibili effettuato: dagli esercenti laprofessione sanitaria e dal personale sanitario infermieristico,tecnico e della riabilitazione, ai quali si riferisce l'autorizzazionegenerale n. 2/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dellaRepubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279;

b) per la gestione delle prestazioni di lavoroo di collaborazione di cui si avvale il libero professionistao taluno dei soggetti sopraindicati, alla quale si riferisce l'autorizzazionegenerale n. 1/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dellaRepubblica italiana 21 novembre 1997, n. 272;

c) da soggetti privati che svolgono attivitàinvestigative, dai giornalisti, dai pubblicisti e dai praticantigiornalisti di cui agli articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio1963, n. 69.

2. Interessati ai quali i dati si riferisconoe categorie di dati

Il trattamento può riguardare i dati sensibilirelativi ai clienti.

I dati sensibili relativi ai terzi possono esseretrattati ove ciò sia strettamente indispensabile per l'esecuzionedi specifiche prestazioni professionali richieste dai clientiper scopi determinati e legittimi. In ogni caso, i dati devonoessere pertinenti e non eccedenti rispetto agli incarichi conferiti.

Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo statodi salute e la vita sessuale deve essere effettuato anche nelrispetto della citata autorizzazione generale n. 2/1997.

3. Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati sensibili può essereeffettuato ai soli fini dell'espletamento di un incarico che rientritra quelli che il libero professionista può eseguire inbase al proprio ordinamento professionale, e in particolare:

a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro,di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell'interesse dialtri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendenteo autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplinala professione di consulente del lavoro;

b) per far valere o difendere un diritto in sedegiudiziaria, anche da parte di terzi;

c) ai fini dello svolgimento da parte del difensorenel procedimento penale delle investigazioni di cui all'articolo38 delle norme di attuazione del Codice di procedura penale, anchea mezzo di sostituti e di consulenti tecnici.

4. Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuatounicamente con logiche e mediante forme di organizzazione deidati strettamente correlate all'incarico conferito dal cliente.

Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/96 concernenti i requisiti deidati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzativolti a definire il profilo o la personalità degli interessati,nonche' il trasferimento all'estero dei dati.

Restano inoltre fermi gli obblighi:

a) di informare l'interessato ai sensi dell'articolo10, commi 1 e 3 della legge n. 675/96, anche quando i dati sonoraccolti presso terzi;

b) di acquisire il consenso scritto.

Se i dati sono raccolti per l'esercizio di un dirittoin sede giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3), lettereb) e c), l'informativa relativa ai dati raccolti presso terzi,e il consenso scritto, sono necessari anche in riferimento aidati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale,solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a quellostrettamente necessario al perseguimento di tali finalità,oppure, per altre finalità con esse non incompatibili.

Le informative devono permettere all'interessatodi comprendere agevolmente se il titolare del trattamento èun singolo professionista o un'associazione di professionisti,ovvero se ricorre un'ipotesi di contitolarità tra piùliberi professionisti.

Resta ferma la facoltà del libero professionistadi designare quali responsabili o incaricati del trattamento isostituti, gli ausiliari, i tirocinanti e i praticanti pressoil libero professionista, i quali, in tal caso, possono avereaccesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazionead essi richiesta.

Analoga cautela deve essere adottata in riferimentoagli incaricati del trattamento preposti all'espletamento di compitiamministrativi.

5. Conservazione dei dati

Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'articolo9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/96, i dati sensibili possonoessere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi, regolamentio dalla normativa comunitaria e, comunque, per un periodo nonsuperiore a quello strettamente necessario per adempiere agliincarichi conferiti.

A tal fine deve essere verificata costantemente,anche mediante controlli periodici, la stretta pertinenza e lanon eccedenza dei dati rispetto agli incarichi.

I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichipossono essere mantenuti se pertinenti e non eccedenti rispettoa successivi incarichi.

6. Comunicazione e diffusione dei dati

I dati sensibili possono essere comunicati e ovenecessario diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limitistrettamente pertinenti all'espletamento dell'incarico conferitoe nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute possonoessere diffusi solo se necessario per finalità di prevenzione,accertamento o repressione dei reati, con l'osservanza delle normeche regolano la materia (articolo 23, comma 4, della legge n.675/96). I dati relativi alla vita sessuale non possono esserediffusi.

7. Richiesta di autorizzazione

I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambitodi applicazione della presente autorizzazione non sono tenutia presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,qualora il trattamento che si intende effettuare sia conformealle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverrannoanche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimentomedesimo.

Il Garante non prenderà in considerazionerichieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi indifformità alle prescrizioni del presente provvedimento,salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanzedel tutto particolari o da situazioni eccezionali non consideratenella presente autorizzazione.

8. Norme finali

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di leggeo di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabilisconodivieti o limiti più restrittivi in materia di trattamentodi dati personali e, in particolare, dalle leggi 20 maggio 1970,n. 300 e 5 giugno 1990, n. 135, nonché dalle norme voltea prevenire discriminazioni.

Restano fermi, altresì, gli obblighi di leggeche vietano la rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprioo altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale,nonché gli obblighi deontologici o di buona condotta relativialle singole figure professionali.

9. Efficacia temporale e disciplina transitoria

La presente autorizzazione ha efficacia a decorreredal 30 novembre 1997, fino al 30 settembre 1998.

Qualora alla data del 30 novembre 1997 il trattamentonon sia già conforme alle prescrizioni della presente autorizzazione,il titolare può adeguarsi ad esse entro il 31 dicembre1997, sempreché le caratteristiche del trattamento nonpermettano un adeguamento entro un termine più breve.

La presente autorizzazione sarà pubblicatanella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Il Presidente : Rodotà