Autorizzazione n. 6/1997 al trattamentodi alcuni dati sensibili da parte degli investigatori privati

IL GARANTE

Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, esuccessive modificazioni ed integrazioni, in materia di tuteladelle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento deidati personali;

Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, dellacitata legge n. 675/96, il quale individua come "sensibili"i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica,le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinionipolitiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazionia carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchéi dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vitasessuale;

Considerato che il trattamento di questi dati daparte di privati ed enti pubblici economici è permesso,di regola, solo previa autorizzazione di questa Autoritàe con il consenso scritto degli interessati (art. 22, comma 1,legge n. 675/96);

Considerato che una speciale disposizione (art. 22,comma 4, legge n. 675/96) permette di trattare i dati idonei arivelare lo stato di salute e la vita sessuale senza il consensodegli interessati, quando il trattamento autorizzato dal Garanteè necessario per svolgere una investigazione nell'ambitodi un procedimento penale (articoli 190 del codice di procedurapenale e 38 delle relative norme di attuazione) o, comunque, perfar valere o difendere in sede giudiziaria un diritto di rangopari a quello dell'interessato;

Considerato che il Garante ha già rilasciatoun'autorizzazione di ordine generale relativa ai dati idonei arivelare lo stato di salute e la vita sessuale (n. 2/97, emanatail 27 novembre 1997), anche in riferimento alle predette finalitàdi ordine giudiziario;

Considerato che numerosi trattamenti aventi talifinalità sono effettuati con l'ausilio di investigatoriprivati, e che è pertanto opportuno integrare le prescrizionidell'autorizzazione n.2/97 mediante un ulteriore provvedimentodi ordine generale che tenga conto dello specifico contesto dell'investigazioneprivata, anche al fine di armonizzare le prescrizioni da impartirealla categoria;

Ritenuta la necessità di applicare anche alcaso di specie le considerazioni già espresse con l'autorizzazionen. 2/97 per ciò che riguarda la natura provvisoria delleautorizzazioni generali e i criteri direttivi prescelti per ladeterminazione delle relative prescrizioni;

Considerato che ulteriori misure ed accorgimentisaranno prescritti dal Garante all'atto della sottoscrizione dell'appositocodice di deontologia e di buona condotta che il Garante èin procinto di promuovere (art. 22, comma 4, legge n. 675/96);

Autorizza

gli investigatori privati a trattare i dati idoneia rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, secondo le prescrizionidi seguito indicate.

1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento.

L'autorizzazione è rilasciata, anche senzarichiesta, alle persone fisiche e giuridiche, agli istituti, aglienti, alle associazioni e agli organismi che esercitano un'attivitàdi investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia(art. 134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successivemodificazioni e integrazioni).

Il trattamento può essere effettuato unicamente:

a ) per permettere a chiconferisce uno specifico incarico di far valere o difendere insede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello delsoggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero un diritto dellapersonalità o un altro diritto fondamentale ed inviolabile;

b) su incarico di un difensorenell'ambito del procedimento penale, per ricercare e individuareelementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai solifini dell'esercizio del diritto alla prova (articoli 190 del codicedi procedura penale e 38 delle relative norme di attuazione).

Restano ferme le altre autorizzazioni generali rilasciateai fini dello svolgimento delle investigazioni nel procedimentopenale o per l'esercizio di un diritto in sede giudiziaria, inparticolare:

a) nell'ambito dei rapportidi lavoro (autorizzazione n. 1/1997, pubblicata nella GazzettaUfficiale della Repubblica italiana 21 novembre 1997, n.272);

b) relativamente ai datiidonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (autorizzazionegenerale n. 2/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dellaRepubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279);

c) da parte degli organismidi tipo associativo e delle fondazioni (autorizzazione generalen. 3/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblicaitaliana 29 novembre 1997, n. 279);

d) da parte dei liberiprofessionisti iscritti in albi o elenchi professionali, ivi inclusii difensori e i relativi sostituti ed ausiliari (autorizzazionegenerale n. 4/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dellaRepubblica italiana 2 dicembre 1997, n. 281).

2) Categorie di dati e interessati ai quali idati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i dati idoneia rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, qualora ciòsia strettamente indispensabile per eseguire specifici incarichiconferiti per scopi determinati e legittimi nell'ambito dellefinalità di cui al punto 1).

I dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispettoagli incarichi conferiti.

3) Modalità di trattamento.

Gli investigatori privati non possono intraprenderedi propria iniziativa investigazioni, ricerche o altre forme diraccolta di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vitasessuale. Tali attività possono essere eseguite esclusivamentesulla base di un apposito incarico conferito per iscritto, ancheda un difensore, per le esclusive finalità di cui al punto1).

L'atto di incarico deve menzionare in maniera specificail diritto che si intende esercitare in sede giudiziaria, ovveroil procedimento penale al quale l'investigazione è collegata,nonché i principali elementi di fatto che giustificanol'investigazione e il termine ragionevole fissato per la sua ultimazione.

I dati devono essere registrati ed elaborati mediantelogiche e forme di organizzazione strettamente correlate allefinalità di cui al punto 1).

L'interessato o la persona presso la quale sono raccoltii dati deve essere informata ai sensi dell'art. 10, comma 1, dellalegge n. 675/96, ponendo in particolare evidenza l'identitàe la qualità professionale dell'investigatore nonchéla natura facoltativa del conferimento dei dati.

Nel caso in cui i dati sono raccolti presso terzi,è necessario informare l'interessato e acquisire il suoconsenso scritto (articoli 10, commi 3 e 4 e 22, comma 4, leggen. 675/96), solo se i dati sono trattati per un periodosuperiore a quello strettamente necessario per esercitare il dirittoin sede giudiziaria o per svolgere le investigazioni difensive,oppure se i dati sono utilizzati per ulteriori finalitànon incompatibili con quelle precedentemente perseguite.

Il difensore o il soggetto che ha conferito l'incaricodevono essere informati periodicamente dell'andamento dell'investigazione,anche al fine di permettere loro una valutazione tempestiva circale determinazioni da adottare riguardo all'esercizio del dirittoin sede giudiziaria o al diritto alla prova.

L'investigatore privato deve eseguire personalmentel'incarico ricevuto, e non può avvalersi di altri investigatorinon indicati nominativamente all'atto del conferimento dell'incarico.

Nel caso in cui si avvalga di collaboratori internidesignati quali responsabili o incaricati del trattamento in conformitàa quanto previsto dagli articoli 8 e 19 della legge n. 675/1996,l'investigatore privato deve vigilare con cadenza almeno settimanalesulla puntuale osservanza delle norme di legge e delle istruzioniimpartite. Tali soggetti possono avere accesso ai soli dati strettamentepertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.

Per quanto non previsto nella presente autorizzazione,il trattamento deve essere effettuato nel rispetto delle ulterioriprescrizioni contenute nella citata autorizzazione generale n.2/1997, in particolare per ciò che riguarda le informazionirelative ai nascituri e ai dati genetici.

Il trattamento dei dati deve inoltre rispettare leprescrizioni di un apposito codice di deontologia e di buona condotta,che il Garante è in procinto di promuovere ai sensi degliarticoli 22, comma 4 e 31, comma 1, lettera h), della leggen. 675/96.

4) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art.9, comma 1, lettera e) della legge n. 675/96, i dati sensibilipossono essere conservati per un periodo non superiore a quellostrettamente necessario per eseguire l'incarico ricevuto.

A tal fine deve essere verificata costantemente,anche mediante controlli periodici, la stretta pertinenza e lanon eccedenza dei dati rispetto alle finalità perseguitee all'incarico conferito.

Una volta conclusa la specifica attività investigativa,il trattamento deve cessare in ogni sua forma, fatta eccezioneper l'immediata comunicazione al difensore o al soggetto che haconferito l'incarico.

La mera pendenza del procedimento al quale l'investigazioneè collegata, ovvero il passaggio ad altre fasi di giudizioin attesa della formazione del giudicato, non costituiscono, diper se stessi, una giustificazione valida per la conservazionedei dati da parte dell'investigatore privato.

5) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati possono essere comunicati unicamente al soggettoche ha conferito l'incarico.

I dati non possono essere comunicati ad un altroinvestigatore privato, salvo che questi sia stato indicato nominativamentenell'atto di incarico e la comunicazione sia necessaria per losvolgimento dei compiti affidati.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute possonoessere diffusi solo se è necessario per finalitàdi prevenzione, accertamento o repressione dei reati (art. 23,comma 4, della legge n. 675/96), con l'osservanza delle normeche regolano la materia.

I dati relativi alla vita sessuale non possono esserediffusi.

6) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambitodi applicazione della presente autorizzazione non sono tenutia presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,qualora il trattamento che si intende effettuare sia conformealle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverrannoanche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimentomedesimo;

Il Garante non prenderà in considerazionerichieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi indifformità alle prescrizioni del presente provvedimento,salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanzedel tutto particolari o da situazioni eccezionali non consideratenella presente autorizzazione.

7) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di leggeo di regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabilisconodivieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e,in particolare:

a) dagli articoli 4 (impiantie apparecchiature per finalità di controllo a distanzadei lavoratori) e 8 (indagini sulle opinioni del lavoratore osu altri fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudineprofessionale) della legge 20 maggio 1970, n. 300;

b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135, in materiadi sieropositività e di infezione da HIV;

c) dalle norme processualio volte a prevenire discriminazioni;

d) dall'art. 734-bisdel codice penale, il quale vieta la divulgazione non consensualedelle generalità o dell'immagine della persona offesa daatti di violenza sessuale.

Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/96, concernenti i requisitidei dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamentiautomatizzati volti a definire il profilo o la personalitàdegli interessati, nonché il trasferimento all'estero deidati.

Restano fermi, in particolare, gli obblighi previstiin tema di liceità e di correttezza nell'uso di strumentio apparecchiature che permettono la raccolta di informazioni anchesonore o visive, ovvero in tema di accesso a banche dati o dicognizione del contenuto della corrispondenza e di comunicazionio conversazioni telefoniche, telematiche o tra soggetti presenti.

Resta ferma la facoltà per le persone fisichedi trattare direttamente dati per l'esclusivo fine della tuteladi un proprio diritto in sede giudiziaria, anche nell'ambito delleinvestigazioni relative ad un procedimento penale. In tali casi,la legge n. 675/96 non si applica anche se i dati sono comunicatioccasionalmente ad una autorità giudiziaria o a terzi,sempreché i dati non siano destinati ad una comunicazionesistematica o alla diffusione (art. 3 della legge n. 675/96).

8) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia fino al 30settembre 1998.

Qualora alla data odierna il trattamento non siagià conforme alle prescrizioni della presente autorizzazione,il titolare può adeguarsi ad esse entro il 20 gennaio 1998,sempreché le caratteristiche del trattamento non permettanoun adeguamento entro un termine più breve.

Resta ferma la data del 31 dicembre 1997 previstadall'autorizzazione n.2/1997 per l'adeguamento alle relative prescrizioni.

La presente autorizzazione sarà pubblicatanella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Il Presidente: RODOTÀ