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Garante per la protezione dei dati personali Autorizzazione
n. 7/2009 al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati,
di enti pubblici economici e di soggetti pubblici
(G.U.
n. 13 del 18 gennaio 2009 - suppl. ord. n. 12) Registro
delle deliberazioni: Del. n. 43 del 16 dicembre 2009 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI In data odierna, con la
partecipazione del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe
Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe
Fortunato, componenti, e del dott. Filippo Patroni Griffi, segretario generale; Visto il decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione
dei dati personali; Visto l'art. 4, comma 1,
lett. e), del Codice, il quale individua i dati giudiziari; Visti, in particolare,
gli articoli 21, comma 1, e 27 del Codice, che consentono il trattamento di
dati giudiziari, rispettivamente, da parte di soggetti pubblici e di privati o
di enti pubblici economici, soltanto se autorizzato da espressa disposizione di
legge o provvedimento del Garante che specifichino le finalit di rilevante
interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le precise
operazioni eseguibili; Visti gli articoli 20,
commi 2 e 4, e le disposizioni relative a specifici settori di cui alla Parte
II del Codice e, in particolare, i Capi III e IV del Titolo IV, nel quale sono
indicate finalit di rilevante interesse pubblico che rendono ammissibile il
trattamento di dati giudiziari da parte di soggetti pubblici; Visto l'art. 22 del
Codice, che enuncia i princpi applicabili al trattamento di dati sensibili e
giudiziari da parte di soggetti pubblici; Considerato che il
trattamento dei dati in questione pu essere autorizzato dal Garante anche
d'ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate
categorie di titolari o di trattamenti (art. 40 del Codice); Considerato che le
autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno
strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati,
rendendo altres superflua la richiesta di singoli provvedimenti di
autorizzazione da parte di numerosi titolari del trattamento; Ritenuto opportuno
rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza il 31
dicembre 2009, armonizzando le prescrizioni gi impartite alla luce
dell'esperienza maturata; Ritenuto opportuno che
anche tali nuove autorizzazioni siano provvisorie e a tempo determinato, ai
sensi dell'art. 41, comma 5, del Codice, e, in particolare, efficaci per il
periodo di diciotto mesi; Visti gli articoli 51 e
52 del Codice in materia di informatica giuridica e ritenuta la necessit di
favorire la prosecuzione dell'attivit di documentazione, studio e ricerca in
campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la diffusione di dati
relativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione anche dell'affinit che
tali attivit presentano con quelle di manifestazione del pensiero disciplinate
dall'art. 137 del Codice; Considerata la necessit
di garantire il rispetto di alcuni princpi volti a ridurre al minimo i rischi
di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e
le libert fondamentali, nonch per la dignit delle persone, e, in
particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali sancito
dall'art. 1 del Codice; Visto l'art. 167 del
Codice; Visto l'art. 11, comma
2, del Codice, il quale stabilisce che i dati trattati in violazione della
disciplina rilevante in materia di trattamento di dati personali non possono
essere utilizzati; Visti gli articoli 31 e
seguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cui all'Allegato
B) al medesimo Codice recanti norme e regole sulle
misure di sicurezza; Visto l'art. 41 del
Codice: Visti gli articoli 42 e
seguenti del Codice in materia di trasferimento di dati personali all'estero; Visti gli atti
d'ufficio; Viste le osservazioni
dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del
regolamento del Garante n. 1/2000; Relatore il dott.
Giuseppe Chiaravalloti; Autorizza i trattamenti di dati
giudiziari per le finalit di rilevante interesse pubblico di seguito
specificate ai sensi degli articoli 21 e 27 del Codice, secondo le prescrizioni
di seguito indicate. Prima di iniziare o
proseguire il trattamento i sistemi informativi e i programmi informatici sono
configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati
identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalit
perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante,
rispettivamente, dati anonimi od opportune modalit che permettano di
identificare l'interessato solo in caso di necessit, in conformit all'art. 3
del Codice. Capo I
RAPPORTI DI LAVORO 1) Ambito di applicazione e finalit del trattamento.
L'autorizzazione
rilasciata, anche senza richiesta, a persone fisiche e giuridiche, enti,
associazioni ed organismi che: a) sono parte di un
rapporto di lavoro; b) utilizzano
prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee; c) conferiscono un
incarico professionale a consulenti, liberi professionisti, agenti,
rappresentanti e mandatari. Il trattamento deve
essere indispensabile per: A. adempiere o per
esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti
previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da regolamenti o da contratti
collettivi, anche aziendali, e ai soli fini della gestione del rapporto di
lavoro, anche autonomo o non retribuito od onorario; B. verificare,
limitatamente ai dati strettamente necessari, i requisiti di onorabilit dei
dipendenti di societ operanti nel settore del rating. L'autorizzazione
altres rilasciata a soggetti che in relazione ad un'attivit di composizione
di controversie esercitata in conformit alla legge svolgono un trattamento
indispensabile al medesimo fine. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il
trattamento pu riguardare dati attinenti a soggetti che hanno assunto o
intendono assumere la qualit di: a) lavoratori
subordinati, anche se parti di un contratto di apprendistato, o di formazione e
lavoro, o di inserimento, o di lavoro ripartito, o di lavoro intermittente o a
chiamata, ovvero prestatori di lavoro nell'ambito di un contratto di
somministrazione, o in rapporto di tirocinio, ovvero di associati anche in
compartecipazione o di titolari di borse di lavoro e di rapporti analoghi e,
con riferimento a quanto previsto al punto 1), lettera B), limitatamente ai
soli lavoratori effettivamente impiegati in attivit di rating; b) amministratori o
membri di organi esecutivi o di controllo; c) consulenti e
liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari. Capo II
ORGANISMI DI TIPO ASSOCIATIVO E
FONDAZIONI 1) Ambito di applicazione e finalit del trattamento. L'autorizzazione
rilasciata anche senza richiesta: a) ad associazioni
anche non riconosciute, ivi compresi partiti e movimenti politici, associazioni
ed organizzazioni sindacali, patronati, associazioni a scopo assistenziale o di
volontariato, a fondazioni, comitati e ad ogni altro ente, consorzio od
organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalit giuridica, nonch
a cooperative sociali e societ di mutuo soccorso di cui, rispettivamente, alle
leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n. 3818; b) ad enti ed
associazioni anche non riconosciute che curano il patrocinio, il recupero,
l'istruzione, la formazione professionale, l'assistenza socio-sanitaria, la
beneficenza e la tutela di diritti in favore dei soggetti cui si riferiscono i
dati o dei relativi familiari e conviventi. Il trattamento deve
essere indispensabile per perseguire scopi determinati e legittimi individuati
dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il
trattamento pu riguardare dati attinenti: a) ad associati,
soci e aderenti, nonch, nei casi in cui l'utilizzazione dei dati sia prevista
dall'atto costitutivo o dallo statuto, a soggetti che presentano richiesta di
ammissione o di adesione; b) a beneficiari,
assistiti e fruitori delle attivit o dei servizi prestati dall'associazione,
dall'ente o dal diverso organismo. Capo III
LIBERI PROFESSIONISTI 1) Ambito di applicazione e finalit del trattamento. L'autorizzazione
rilasciata anche senza richiesta ai: a) liberi
professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per
l'esercizio di un'attivit professionale in forma individuale o associata,
anche in conformit al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96 o alle norme
di attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema
di attivit di assistenza e consulenza; b) soggetti
iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai sensi
dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e successive
modificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento della professione di
avvocato; c) sostituti e
ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell'art. 2232
del codice civile, praticanti e tirocinanti, qualora tali soggetti siano
titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamento
effettuato dal libero professionista. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il
trattamento pu riguardare dati attinenti ai clienti. I dati relativi ai terzi
possono essere trattati solo ove ci sia strettamente indispensabile per
eseguire specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi
determinati e legittimi. Capo IV
IMPRESE BANCARIE ED ASSICURATIVE ED
ALTRI TITOLARI DEI TRATTAMENTI 1) Ambito di applicazione e finalit del trattamento. L'autorizzazione
rilasciata, anche senza richiesta: a) ad imprese
autorizzate o che intendono essere autorizzate all'esercizio dell'attivit
bancaria e creditizia, assicurativa o dei fondi pensione, anche se in stato di
liquidazione coatta amministrativa, ai fini: 1) dell'accertamento,
nei casi previsti dalle leggi e dai regolamenti, del requisito di onorabilit
nei confronti di soci e titolari di cariche direttive o elettive; 2) dell'accertamento,
nei soli casi espressamente previsti dalla legge, di requisiti soggettivi e di
presupposti interdittivi; 3) dell'accertamento
di responsabilit in relazione a sinistri o eventi attinenti alla vita umana; 4) dell'accertamento
di situazioni di concreto rischio per il corretto esercizio dell'attivit
assicurativa, in relazione ad illeciti direttamente connessi con la medesima
attivit. Per questi ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati
registrati in una specifica banca di dati ai sensi dell'art. 4, comma 1, lett.
p), del Codice, il titolare deve inviare al Garante una dettagliata relazione
sulle modalit del trattamento; b) a soggetti
titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito di un'attivit di
richiesta, acquisizione e consegna di atti e documenti presso i competenti
uffici pubblici, effettuata su incarico degli interessati; c) alle societ di
intermediazione mobiliare, alle societ di investimento a capitale variabile,
alle societ di gestione del risparmio e dei fondi pensione e alle societ di
gestione dei mercati regolamentati o alle societ di gestione accentrata di
strumenti finanziari ai fini dell'accertamento dei requisiti di onorabilit in
applicazione della normativa in materia di intermediazione finanziaria e di
previdenza o di forme pensionistiche complementari, e di eventuali altre norme
di legge o di regolamento; d) alle societ
operanti nel settore del rating, limitatamente alle informazioni strettamente
indispensabili a verificare la sussistenza o meno dei requisiti di onorabilit
in capo ai soli soci responsabili di incarichi di revisione presso societ
italiane che abbiano emesso strumenti finanziari quotati su mercati finanziari
non nazionali, in relazione ai comportamenti penalmente rilevanti individuati
dalla normativa nazionale e al fine di consentire la registrazione della societ
(e degli stessi soci) presso le organizzazioni governative responsabili della
stabilit e trasparenza dei mercati finanziari di riferimento. 2) Ulteriori trattamenti.
L'autorizzazione
rilasciata altres: a) a chiunque, per
far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede
giudiziaria, nonch in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di
conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai
regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che il diritto da far valere o
difendere sia di rango pari a quello dell'interessato e i dati siano trattati
esclusivamente per tale finalit e per il periodo strettamente necessario per
il suo perseguimento; b) a chiunque, per
l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di
quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia; c) a persone
fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che esercitano un'attivit di
investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art. 134 del regio
decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni e integrazioni). Il trattamento deve
essere necessario: 1. per permettere a
chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere in sede
giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del soggetto al quale si
riferiscono i dati, ovvero un diritto della personalit o un altro diritto
fondamentale ed inviolabile; 2. su incarico di
un difensore in riferimento ad un procedimento penale, per ricercare e
individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai soli fini
dell'esercizio del diritto alla prova (articolo 190 del codice di procedura
penale e legge 7 dicembre 2000, n. 397) e nel rispetto delle regole di
comportamento dettate dal Codice di deontologia e di buona condotta per i
trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive
(deliberazione
del Garante n. 60 del 6 novembre 2008, G. U. 24 novembre
2008, n. 275) che costituiscono condizione essenziale per la liceit e la
correttezza dei trattamenti di dati personali effettuati anche da avvocati,
nell'ambito dello svolgimento del proprio incarico professionale ai sensi
dell'art. 12, comma 3 del Codice; d) a chiunque, per
adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge in materia di
comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzione della
delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione di
pericolosit sociale, contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e
successive modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre la
documentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare d'appalto; e) a chiunque, ai
fini dell'accertamento del requisito di idoneit morale di coloro che intendono
partecipare a gare d'appalto, in adempimento di quanto previsto dalla normativa
in materia di appalti. Capo V
DOCUMENTAZIONE GIURIDICA 1) Ambito di applicazione e finalit del trattamento.
L'autorizzazione
rilasciata per il trattamento, ivi compresa la diffusione, di dati per
finalit di documentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico, in
particolare per quanto riguarda la raccolta e la diffusione di dati relativi a
pronunce giurisprudenziali, nel rispetto di quanto previsto dagli articoli 51 e
52 del Codice. Capo VI
PRESCRIZIONI COMUNI A TUTTI I
TRATTAMENTI Per quanto non previsto
dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altres, le
seguenti prescrizioni: 1) Dati trattati.
Possono essere trattati
i soli dati essenziali per le finalit per le quali ammesso il trattamento e
che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di
dati anonimi o di dati personali di natura diversa. 2) Modalit di trattamento.
Il trattamento dei dati
deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonch con logiche e mediante
forme di organizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto agli
obblighi, ai compiti o alle finalit precedentemente indicati. Fuori dei casi
previsti dai Capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia acquisita da fonti
accessibili a chiunque, i dati devono essere forniti dagli interessati nel
rispetto della disciplina prevista dal d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313 e
successive variazioni. 3) Conservazione dei dati.
Con riferimento
all'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lett. e) del Codice, i dati possono
essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi o regolamenti e,
comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per le
finalit perseguite. Ai sensi dell'art. 11,
comma 1, lett. c), d) ed e) del Codice, i soggetti autorizzati verificano
periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati, nonch la loro
pertinenza, completezza, non eccedenza e necessit rispetto alle finalit
perseguite nei singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano
strettamente pertinenti, non eccedenti e indispensabili rispetto alle finalit
medesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati
e i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che, anche a seguito delle
verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non
possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di
legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione
prestata per la verifica dell'essenzialit dei dati riferiti a soggetti diversi
da quelli cui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le
prestazioni. 4) Comunicazione e diffusione.
I dati possono
essere comunicati e, ove previsto dalla legge, diffusi, a soggetti pubblici o
privati nei limiti strettamente indispensabili per le finalit perseguite e nel
rispetto, in ogni caso, del segreto professionale e delle altre prescrizioni
sopraindicate. 5) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei
trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della presente
autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione al
Garante, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette. Le richieste di
autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di
adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di
cui al provvedimento medesimo. Il Garante si riserva
l'adozione di ogni altro provvedimento per i trattamenti non considerati nella
presente autorizzazione. Per quanto riguarda
invece i trattamenti disciplinati nel presente provvedimento, il Garante non
prender in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da
effettuarsi in difformit alle relative prescrizioni, salvo che, ai sensi
dell'art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da circostanze
del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella
presente autorizzazione. Restano fermi gli
obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa
comunitaria che stabiliscono divieti o limiti pi restrittivi in materia di
trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute
nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, fatto salvo dall'art. 113 del
Codice, che vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello
svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di
terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonch
su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale
del lavoratore e dall'art. 10 del d.lg. 10 settembre 2003, n. 276, che vieta
alle agenzie per il lavoro e agli altri soggetti privati autorizzati o
accreditati di effettuare determinate indagini o comunque trattamenti di dati
ovvero di preselezione di lavoratori. 6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La
presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 gennaio 2010 fino al 30
giugno 2011, salve eventuali modifiche che il Garante ritenga di dover
apportare in conseguenza di eventuali novit normative rilevanti in materia. La presente
autorizzazione sar pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana. Roma, 16 dicembre 2009 IL PRESIDENTE Pizzetti IL RELATORE Chiaravalloti IL SEGRETARIO GENERALE Patroni Griffi |