CE - GRUPPO PER LA TUTELA DELLE PERSONE CON RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Documento di lavoro
Attività futura riguardante i codici di condotta: procedura per la valutazione dell'ammissibilità e del merito dei codici di condotta comunitari da parte del gruppo tutelare - wp13

Adottato il 10 settembre 1998

Introduzione

Il gruppo tutelare intende definire la procedura per la presentazione dei codici di condotta da parte degli interessati e per la loro valutazione ai sensi degli articoli 27 e 29 della direttiva 95/46/CE.

Nel presente documento vengono riepilogate le principali fasi della procedura e vengono definite norme specifiche per ciascuna di esse. Tali norme potranno essere riviste alla luce dell'esperienza acquisita nella loro futura applicazione.

Principali fasi della procedura

La procedura per la valutazione dell'ammissibilità e del merito dei codici di condotta si articola nelle seguenti fasi:

I) Presentazione ed ammissione .
II) Elaborazione del parere del gruppo tutelare.
III) Adozione del parere del gruppo tutelare e comunicazione agli interessati.

Articolo 1 - Norme generali

Ai fini delle presenti norme si intende per :

1.1 "direttive": la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla libera circolazione di tali dati, e la direttiva 97/66/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 15 dicembre 1997, sul trattamento dei dati personali e sulla tutela della vita privata nel settore delle telecomunicazioni;
1.2 "gruppo tutelare": il gruppo per la tutela della persone con riguardo al trattamento dei dati personali, di cui all'articolo 29 della direttiva 95/46/CE;
1.3 "Codice di condotta": qualsiasi codice di condotta ai sensi dell'articolo 27, paragrafo 3, della direttiva 95/46/CE nonché qualsiasi modifica e proroga di codici comunitari previgenti.

Articolo 2- Norme riguardanti la presentazione e l'ammissione dei codici per l'esame svolto dal gruppo tutelare

2.1 I progetti di codice di condotta possono essere sottoposti all'esame del gruppo tutelare da qualsiasi organizzazione rappresentativa di un determinato settore, che abbia sede od operi in un numero significativo di Stati membri.
2.2 I progetti devono essere preparati in modo accurato, preferibilmente in consultazione con le persone interessate o con i loro rappresentanti, e devono indicare chiaramente l'organizzazione o il settore cui sono destinati.•3
2.3 I progetti di codice devono essere inviati al presidente del gruppo tutelare - tramite il segretariato (Commissione europea , DG XV-D1) -in una lingua comunitaria e con la traduzione in lingua francese o inglese; essi devono inoltre essere corredati da una relazione illustrativa.
2.4 I progetti prematuri o comunque non conformi ai criteri sopra indicati (ai punti 1 e 2) non sono ammessi all'esame del gruppo tutelare.
2.5 Il segretariato rilascia un avviso di ricevimento all'organizzazione che ha presentato il progetto.
2.6 Previa consultazione del presidente, il segretariato redige una relazione sulla rispondenza del progetto ai criteri di ammissibilità indicati nei punti 2.1 — 2.3.
2.7 Il presidente determina se il progetto risponde ai criteri di ammissibilità. Qualora constati che il progetto non risponde a tali criteri, egli informa i membri del gruppo tutelare assegnando loro un termine per la comunicazione di eventuali osservazioni. Salvo che due o più membri chiedano che la questione sia dibattuta nella successiva riunione del gruppo tutelare, la decisione del presidente viene notificata, insieme alla motivazione della valutazione negativa, all'organizzazione che ha presentato il progetto.

Articolo 3 - Norme sull'elaborazione del parere del gruppo tutelare

3.1 I progetti di codice rispondenti ai criteri di ammissibilità sono trasmessi a tutti i membri del gruppo tutelare.
3.2 Sentito il presidente, il segretariato redige proposte per l'elaborazione del parere che saranno successivamente discusse dal gruppo tutelare. Tali proposte:

  • possono prevedere l'istituzione di gruppi di lavoro o unità operative ad hoc, composti da uno o più membri del gruppo tutelare e coadiuvati dal segretariato,
  • possono prevedere una procedura semplificata per l'esame di un determinato codice, segnatamente nell'ipotesi di modifica o proroga di un codice previgente, e
  • consigliano il gruppo tutelare sul se e sul come raccogliere le osservazioni delle persone interessate, dei loro rappresentanti o di altri soggetti.

3.3 Nel dibattito preliminare relativo al codice sottopostogli, il gruppo tutelare definisce, in base alle proposte di cui all'articolo 3, punto 3.2, la procedura da seguire per l'adozione e l'elaborazione del parere.

3.4 Nell'ambito dell'elaborazione del parere possono tenersi consultazioni con l'organizzazione che ha presentato il progetto nonché con gli altri interessati, onde ottenere informazioni o chiarimenti ulteriori e discutere sui necessari miglioramenti da apportare al codice in vista della presentazione di un progetto modificato.

3.5 Il gruppo tutelare può stabilire ulteriori orientamenti o istruzioni per l'elaborazione del parere relativo al codice sottopostogli.

Articolo 4 - Norme riguardanti l'adozione del parere del gruppo tutelare e la sua comunicazione agli interessati

4.1 Il gruppo tutelare determina se il codice di condotta sottopostogli :

  • è conforme alle direttive sulla tutela dei dati e, se del caso, alle disposizioni nazionali emanate per la loro attuazione,

  • possiede un livello qualitativo ed una coerenza interna sufficienti e fornisce un apporto sufficiente alla disciplina stabilita dalle direttive e dagli altri provvedimenti legislativi sulla tutela dei dati , verificando in particolare se esso sia sufficientemente incentrato sulle questioni e sui problemi specifici dell'organizzazione e del settore cui è destinato e se offra soluzioni sufficientemente chiare per tali questioni o problemi .

    • 4.2 Il gruppo tutelare comunica il parere sia all'organizzazione che ha presentato il progetto sia agli altri interessati . Il pareri sfavorevoli devono contenere la motivazione della valutazione negativa.

    4.3 La Commissione può dare adeguata pubblicità al parere emesso dal gruppo tutelare.


    Fatto a Bruxelles, il 10 settembre 1998

    Per il gruppo tutelare
    Il Presidente

    P.J. HUSTINX