CE - GRUPPO DI LAVORO PER LA TUTELA DEI DATI PERSONALI

Documento di lavoro

Relazione dell'attività del sottogruppo per il progetto del codice europeo di condotta della FEDMA per l'utilizzazione dei dati personali nella vendita diretta
Versione riveduta del maggio 2001 - wp50

Adottato il 14 settembre 2001

Una nuova versione del progetto del codice di condotta della FEDMA (versione maggio 2001) è stata sottoposta al presidente del gruppo di lavoro in data 17 luglio 2001. Secondo la FEDMA, questo codice tiene conto delle considerazioni dettagliate del sottogruppo FEDMA sul progetto del codice del dicembre 2000 e della lettera sui dati sensibili che le è stata inviata nel febbraio 2001.

Dopo aver esaminato questa nuova versione del codice, i membri del sottogruppo 1 sono giunti alla seguente conclusione: il nuovo progetto contiene un numero considerevole di miglioramenti, anche se talune questioni restano aperte. Secondo il sottogruppo, se le due parti investiranno sufficientemente tempo ed energia nel corso dei prossimi mesi, il primo codice di condotta europeo potrebbe essere approvato definitivamente prima della fine del 2001.

Questo risultato è auspicabile se si considera che il sottogruppo partecipa ai dibattiti con la FEDMA dall'autunno 1998 e ha presentato in seduta plenaria numerose relazioni sullo stato d'avanzamento dei suoi lavori.

L'impressione generale del sottogruppo sul progetto può essere così riassunta:

- Per quanto concerne i cambiamenti necessari proposti dal sottogruppo nella sua serie precedente di osservazioni scritte, la maggioranza dei cambiamenti proposti è stata integrata. Alcuni punti dovranno ancora essere migliorati dalla FEDMA.

- Il problema principale risiede nel campo d'applicazione del codice. All'inizio dei dibattiti è stato dichiarato che il codice non era conforme alla direttiva, il che ha influenzato l'intero dibattito tra il sottogruppo e la FEDMA. Se la FEDMA vuole veramente avere un codice conforme, il dialogo dovrà continuare dato che numerose questioni affrontate nel documento della task-force Internet (novembre 2000) e nella raccomandazione concernente la raccolta dei dati on-line dovranno essere prese in considerazione (maggio 2001). Il sottogruppo ritiene che la migliore soluzione sia quello di fare approvare questo codice come "codice off-line" e suggerisce alla FEDMA di proporre, all'occorrenza, un insieme distinto di norme per i "casi on-line" che potrebbe essere discusso in un secondo tempo.

- Per quanto concerne il plus valore, la FEDMA ha integrato alcune proposte del sottogruppo, ma quest'ultimo ritiene che il risultato finale non sia pienamente soddisfacente.

- Le proposte presentate alla FEDMA nella lettera concernente i dati sensibili sono state prese in considerazione nella nuova versione del codice.

Per quanto riguarda la procedura, il sottogruppo attira l'attenzione del gruppo di lavoro sul fatto che la FEDMA non ha consultato i consumatori o le persone fisiche sul progetto di codice. La FEDMA ha consultato gli "utilizzatori". Tuttavia, dato che gli utilizzatori del codice sono gli agenti di vendita diretta, l'importante categoria delle persone interessate non è stata finora interpellata. Conformemente al documento di lavoro sul trattamento dei progetti dei codici comunitari, il sottogruppo propone quindi che prima dell'approvazione definitiva da parte del gruppo di lavoro si organizzi una riunione, nel cui corso il sottogruppo e la FEDMA potrebbero esaminare il punto di vista dei consumatori, probabilmente tramite l'Ufficio europeo delle unioni dei consumatori (BEUC).

Il sottogruppo propone al gruppo di lavoro di confermare le seguenti proposte:

  1. Incaricare il sottogruppo di concludere il dibattito con la FEDMA prima della fine dell'anno alle seguenti condizioni:

    1. tutti i cambiamenti necessari menzionati nell'allegato 1 del presente documento devono essere integrati nel progetto definitivo del codice;

    2. la FEDMA deve accettare che il codice nella sua versione attuale può essere accettato solamente come "codice off-line". In caso contrario, essa dovrà riformularlo e il codice non potrà essere approvato quest'anno;

    3. la FEDMA deve essere incoraggiata ad accettare taluni punti complementari relativi al plus valore.

  2. Consentire l'organizzazione di una riunione tra il sottogruppo, la FEDMA e i rappresentanti dei consumatori da tenersi quando la FEDMA avrà fornito un codice conforme alle condizioni di cui alla lettera a).

  3. Informare oralmente la FEDMA che se sono soddisfatte le condizioni di cui alle lettere a) e b) il sottogruppo fornirà in seduta plenaria un parere favorevole e raccomanderà al gruppo di lavoro di fornire al più presto un parere favorevole sul codice (novembre 2001 o nel corso della prima riunione del 2002).

Allegato 1: Punti che devono ancora essere riveduti dalla FEDMA

- Campo d'applicazione: Il fatto che il codice si applica solamente alle situazione off-line deve essere evidenziato e devono essere eliminati tutti gli esempi riguardanti le situazioni on-line.

- Definizioni: L'osservazione del sottogruppo sul campo d'applicazione della definizione non è stata presa in considerazione. Nel codice francese il termine "vendita diretta" copre tutte le tecniche personalizzate di comunicazione che utilizzano schedari nominativi o basi di dati personali per stabilire un dialogo interattivo e misurabile con un gruppo destinatario definito.

- Piuttosto che parlare di un'"attenzione particolare" per i dati sensibili, il sottogruppo propone di parlare di "restrizioni nell'utilizzazione" e di sostituire il termine "casellario giudiziale" con "infrazioni, condanne penali o misure di sicurezza" conformemente all'articolo 8.5 della direttiva.

- L'intera sezione 2, dedicata alla raccolta dei dati personali è stata sensibilmente migliorata; tuttavia, alcuni punti richiedono lievi modifiche:

- Sezione 2.1: Sarebbe probabilmente preferibile sostituire "sono coscienti" con "sono informati" per indicare chiaramente che gli agenti di vendita diretta sono tenuti ad informare le persone sui loro diritti;

- sezione 2.2.3: Questa eccezione presuppone che i dati utilizzati siano stati inizialmente raccolti rispettando le norme relative alla tutela dei dati;

- sezione 2.3. concernente i dati sensibili: In questo campo sono stati compiuti notevoli progressi. Gli esempi menzionati non indicano tuttavia chiaramente se i dati sono stati trattati non solamente da un'organizzazione senza fini di lucro competente ma anche per tale organizzazione. Inoltre, prima dell'enumerazione manca un "a meno che";

- sezione 2.4 riguardante diversi aspetti: Il testo è stato sensibilmente migliorato. Tuttavia, come era stato indicato in una serie di osservazioni precedenti, alcune espressioni (ad esempio utilizzazione che non può essere ragionevolmente prevista dalle persone interessate) lasciano un margine di valutazione troppo grande;

- sezione 2.6. del codice: In più occasioni si sono tenuti lunghi dibattiti con i rappresentanti della FEDMA in merito alla raccolta di dati presso i bambini. Il sottogruppo aveva proposto di inserire una clausola intesa a garantire che i dati potessero essere raccolti dai bambini solamente previo il consenso dei genitori; la FEDMA ha tuttavia ritenuto che questa disposizione andasse troppo lontano.

Nel nuovo progetto, essa indica unicamente che gli agenti di vendita diretta dovrebbero incoraggiare i bambini ad ottenere l'autorizzazione dai loro genitori e/o tutori.

Il sottogruppo ritiene che i dati raccolti presso i bambini non possano essere legittimamente trattati sulla base di un consenso dei bambini senza l'autorizzazione dei loro genitori/tutori.

- Sezione 3.1.1, Principi della tutela dei dati: Al terzo punto dovrebbero essere riprese la formulazione dalla sezione 2.4.1 e le tre condizioni menzionate.

- Sezione 4.1. sull'Accesso ai dati: Nella nota a piè di pagina sulle decisioni automatizzate il termine "sospetto" dovrebbe essere sostituito dal termine "soggetto". Inoltre, l'ultima frase dovrebbe essere riformulata invertendone l'ordine: di norma vietata, a meno che non sia autorizzata dalla legislazione nazionale.


NOTE

1 I rappresentanti delle autorità dei Paesi Bassi, del Regno Unito e della Francia responsabili della tutela dei dati hanno partecipato ai negoziati con la FEDMA e hanno fornito le loro osservazioni in merito ad ogni nuova versione del codice.