La diffusione delle tecniche di controllo della posta elettronica va di pari passo con le misure che sempre più spesso le imprese adottano per tutelarsi nei confronti di potenziali rischi giudiziari. Attualmente oltre un quinto delle maggiori imprese sottopone a controllo la posta elettronica dei dipendenti, e la cifra è destinata ad aumentare rapidamente.

Il disegno di legge presentato in California, con il sostegno delle associazioni per la tutela della privacy, prevedeva che il datore di lavoro informasse il dipendente qualora ne controllasse i messaggi di posta elettronica, ottenendone il consenso alla politica adottata in materia di controlli. Permetteva inoltre al dipendente di accedere ai dati raccolti nei suoi riguardi.

Gli oppositori del disegno di legge affermano che avrebbe comportato un onere burocratico inaccettabile per i datori di lavoro.

La diffusione dei controlli sulla posta elettronica ha fatto seguito all'utilizzo sempre più frequente di materiale derivante da messaggi di posta elettronica in sede processuale, e in particolare nella causa intentata alla Microsoft per violazione della normativa antitrust. Spesso la posta elettronica viene utilizzata per comunicare idee e considerazioni che normalmente si preferirebbe non comparissero in un documento ufficiale, nella convinzione che i messaggi di posta elettronica siano memorizzati solo in modo temporaneo.

Invece questi messaggi restano memorizzati in permanenza nel computer e non scompaiono quasi mai.

Nel caso della Microsoft, durante il processo sono stati utilizzati come prova a carico messaggi di posta elettronica in cui, con un linguaggio molto aggressivo, venivano descritte tecniche di concorrenza.

Per molte imprese è forse ancora più preoccupante la possibilità che i messaggi e-mail dei dipendenti contengano termini offensivi utilizzabili come prova di un ambiente lavorativo ostile, in casi di molestie a sfondo razzista o sessuale.

I messaggi di posta elettronica vengono controllati anche per verificare che dall'impresa non escano informazioni di natura delicata o riservata, e che non siano inviati virus nel sistema informatico generale proprio attraverso la posta elettronica.

Attualmente vi sono diversi programmi per il controllo automatico della posta elettronica, tutti basati sulla ricerca di parole o frasi specifiche.