(adottata dal Comitatodei Ministri il 18/1/1989)
(Traduzione non ufficiale) (1)
Il Comitato dei Ministri, invirtù dell'articolo 15.b dello Statuto del Consiglio d'Europa,
Considerando che scopo delConsiglio d'Europa è di realizzare una unione piùstretta fra i suoi membri;
Cosciente dell'utilizzo crescentedell'informatica nelle relazioni tra datori di lavoro e lavoratorie dei vantaggi ne derivano;
Stimando, tuttavia, che l'utilizzodi metodi di trattamento informatico dei dati per gli impiegatidovrà essere governato con una serie di principi per ridurreal minimo i rischi che, eventualmente, tali metodi possano presentareper i diritti e le libertà fondamentali degli impiegatied, in particolare, al loro diritto al rispetto della vita privata;
Avendo cognizione delle disposizionidella Convenzione per la protezione delle persone riguardo altrattamento automatizzato dei dati a carattere personale del 28gennaio 1981 e tenuto conto della necessità di adattarequeste disposizioni alle esigenze proprie del settore dell'occupazione;
Riconoscendo comunque che,al momento dell'elaborazione dei principi per il settore dell'occupazione,si dovrà tenere conto sia degli interessi individuali,che di quelli dell'intera collettività;
Cosciente delle differentitradizioni esistenti tra gli Stati membri e che, per quanto riguardala regolamentazione dei diversi aspetti delle relazioni datoridi lavoro-lavoratori, la regolamentazione per via legislativacostituisce solo uno dei metodi utilizzati;
Ricordando, in questo contesto,l'articolo 6 della Carta sociale europea del 18 ottobre 1961,
Raccomanda ai Governi degli Stati membri:
- di assicurare che i principicontenuti nella presente Raccomandazione si riflettano nella emanazionedi leggi nazionali sulla protezione dei dati nel settore dell'occupazione,così come negli altri strumenti primari di regolamentazionecirca l'utilizzo di dati a carattere personale ai fini dell'occupazione;
- di assicurare, a questo fine,che la Raccomandazione sia portata all'attenzione delle autoritàpreposte, dal diritto nazionale in materia di protezione dei dati,al controllo dell'applicazione di questa legge;
- di promuovere l'accettazionee l'applicazione dei principi contenuti nella presente Raccomandazione,assicurandone una larga diffusione agli organismi rappresentantidei datori di lavoro e dei lavoratori.
1. Al momento dell'adozionedi questa Raccomandazione, il Delegato d'Irlanda, in applicazionedell'articolo 10.2.c del Regolamento interno della riunione deiDelegati dei Ministri, ha riservato il diritto del suo Governodi limitare il campo di applicazione di questa Raccomandazioneunicamente ai dati automatizzati e di escludere dal suo campodi applicazione i lavoratori di famiglia e le imprese familiaridove il personale si limita ai membri della famiglia.
1. Campo di applicazione e definizioni
1.1. I principi contenuti nellapresente Raccomandazione si applicano alla raccolta ed all'utilizzodi dati a carattere personale a fini di occupazione nei settoripubblico e privato.
Questi principi si applicanoai dati trattati automaticamente, così come alle altreinformazioni sui dipendenti conservate dai datori di lavoro, nellamisura in cui tali informazioni siano necessarie per rendere intelligibilii dati trattati automaticamente.
Un trattamento di dati nondovrà mai essere effettuato manualmente da un datore dilavoro allo scopo di eludere le disposizioni di questa Raccomandazione.
1.2. Nonostante il principioenunciato al secondo comma del paragrafo 1.1, uno Stato membropuò estendere i principi enunciati nella presente Raccomandazioneanche ai trattamenti manuali.
1.3. Ai fini della presenteRaccomandazione:
- L'espressione per "datipersonali", si intendono tutti i dati concernenti una personafisica identificata o identificabile. Una persona fisica non deveessere considerata come "identificabile" se questa identificazionenecessita di lunghi tempi, di costi e attività non ragionevoli.
- L'espressione "ai finidi occupazione", riguarda i rapporti tra lavoratori e datoridi lavoro relativi all'assunzione dei lavoratori, all'esecuzionedel contratto di lavoro, alla gestione, ivi compresi gli obblighiderivanti dalla legge o dai contratti collettivi, quali la pianificazionee l'organizzazione del lavoro.
1.4. Fatte salve le disposizioninazionali contrarie, i principi della presente Raccomandazionesi applicano, nei casi appropriati, alle attività delleagenzie per il lavoro, nei settori pubblico e privato, che raccolgonoed utilizzano dati a carattere personale al fine di permetterel'instaurazione di un rapporto di lavoro tra le persone iscrittenelle liste di collocamento e gli eventuali datori di lavoro.
1.5. La presente Raccomandazionenon si applica, nell'ambito delle misure necessarie alla protezionedella sicurezza dello Stato, della sicurezza pubblica e dellarepressione delle infrazioni penali, alle informazioni confidenzialiraccolte o conservate dal datore di lavoro a fini di occupazionedi persone assunte o addestrate per un lavoro concernentedetto ambito.
2. Rispetto della vita privata e della dignità umana dei lavoratori
Il rispetto della vita privatae della dignità umana dei lavoratori, con particolare riferimentoalle relazioni sociali ed individuali sul luogo di lavoro, dovràessere garantito, al momento della raccolta e dell'utilizzazionedi dati a carattere personale a fini di occupazione.
3. Informazione e consultazione dei lavoratori
3.1. Conformemente alla legislazioneed alle norme nazionali, nonchè alle disposizioni contenute,eventualmente, nei contratti collettivi, i datori di lavoro dovrannoinformare, preventivamente, i loro lavoratori od i relativi rappresentanti,circa l'introduzione o la modifica di un sistema automatizzatoper la raccolta e l'utilizzazione dei dati a carattere personaleche riguardano i lavoratori.
Questo principio si applicaegualmente nel caso di introduzione o di modificazione di procedimentitecnici destinati a controllare i movimenti o la produttivitàdei lavoratori.
3.2. Quando la procedura diconsultazione di cui al paragrafo 3.1 riveli una possibilitàdi rischio per il diritto al rispetto della vita privata e delladignità umana dei lavoratori, dovrà essere ricercatol'accordo dei lavoratori o dei loro rappresentanti prima dell'introduzioneo della modifica di tali sistemi o procedimenti, a meno che altregaranzie specifiche non siano previste dalla legislazione nazionale.
4. Raccolta dei dati
4.1. In linea di massima, idati a carattere personale dovranno essere raccolti dal lavoratoreinteressato. Quando fosse necessario consultare fonti esterneai rapporti di lavoro, la persona interessata dovrà essereinformata.
4.2. I dati a carattere personaleraccolti dai datori di lavoro a fini di occupazione dovranno esserepertinenti e non eccessivi, tenuto conto del tipo di lavoro cosìcome delle necessità crescenti di informazioni da partedel datore di lavoro.
4.3. Nel corso di una proceduradi selezione del personale, i dati raccolti sui candidati dovrannoessere limitati a quelli che sono necessari per valutare l'attitudinedegli eventuali candidati e delle loro prospettive di carriera.
Nel corso di una tale procedura,dovranno essere raccolti unicamente i dati a carattere personaledell'individuo interessato.
Salvo quanto prescritto daeventuali disposizioni interne, è vietato consultate altrefonti se la persona interessata non abbia dato il proprio consenso,o non sia stata preventivamente informata di questa possibilità.
4.4. Non dovrà esserefatto ricorso a test, ad analisi e ad analoghe procedure destinatea valutare il carattere o la personalità di una persona,senza il suo consenso, fatte salve le garanzie specifiche previstedal diritto interno.
La persona interessata, selo desidera, dovrà poter conoscere i risultati di questitest.
5. Registrazione dei dati
5.1. La registrazione di datia carattere personale è possibile soltanto se i dati sonostati raccolti nel rispetto delle regole definite al paragrafo4 e se la registrazione viene fatta ai fini di occupazione.
5.2. I dati registrati dovrannoessere esatti, aggiornati se necessario, e riprodurre fedelmentela situazione del lavoratore.
Essi non dovranno essere registratio codificati in modo da poter arrecare rischi ai diritti del lavoratoree permettere di individuarlo o di stabilirne il profilo, senzache egli ne sia a conoscenza.
5.3. Quando vengono registratidati di valutazione della produttività o della potenzialitàdel lavoratore, essi dovranno essere fondati su valutazioni giustee leali; la loro formulazione non dovrà mai essere offensiva.
6. Utilizzazione interna dei dati
6.1. I dati a carattere personaleraccolti a fini di impiego, non dovranno essere utilizzati daldatore di lavoro per finalità diverse.
6.2. Quando alcuni dati debbanoessere utilizzati per un uso diverso da quello per il quale sonostati raccolti, dovranno essere prese misure appropriate per evitareche questi dati siano mal interpretati e per assicurare che nonvengano utilizzati in maniera incompatibile con lo scopo iniziale.
Nel caso di decisione importanteche riguardi il lavoratore, fondata sui dati così utilizzati,egli ne dovrà essere informato.
6.3. Le disposizioni di cuial paragrafo 6.2 si applicano anche alle operazioni di interconnessionee raffronto tra archivi contenenti dati a carattere personaleraccolti e registrati a fini di impiego.
7. Comunicazione di dati ai rappresentanti dei lavoratori
Conformemente alla legislazione,agli usi nazionali ed ai contratti collettivi, i dati a caratterepersonale possono essere comunicati ai rappresentanti dei lavoratori,nella misura in cui tali dati siano necessari per permettere aquesti ultimi di svolgere le loro funzioni di rappresentanza degliinteressi dei lavoratori.
8. Comunicazione di dati all'esterno
8.1. I dati a carattere personaleraccolti ai fini dell'occupazione non dovranno essere comunicatiad organismi pubblici per le loro necessità ufficiali,se non nei limiti degli obblighi previsti a carico dei datoridi lavoro o conformemente alle disposizioni di diritto interno.
8.2. Non dovrà essereeffettuata la comunicazione di dati a carattere personale ad organismipubblici per fini diversi dall'esercizio delle loro funzioni istituzionali,o ad altre parti diverse da organismi pubblici, ivi comprese lesocietà di uno stesso gruppo, se non:
a. quando la comunicazionesia necessaria per fini non incompatibili con le finalitàdi raccolta ed i lavoratori o i loro rappresentanti ne siano statiinformati; o
b. con il consenso espressoe chiaro del lavoratore; o
c. se la comunicazione èautorizzata dal diritto interno.
9. Flusso di dati transfrontaliero
La comunicazione transfrontalieradi dati a carattere personale raccolti e registrati ai fini dioccupazione dovrà essere regolata dai principi enunciatiai paragrafi 6 e 8.
10. Categorie particolari di dati
10.1. I dati a carattere personaleidonei a rivelare la razza, le opinioni politiche, le convinzionireligiose o altre convinzioni, i dati relativi alla vita sessualeo a condanne penali, visto l'articolo 6 della Convenzione perla protezione delle persone riguardo al trattamento automatizzatodi dati a carattere personale, non dovranno essere raccolti eregistrati se non in casi particolari, nei limiti previsti daldiritto interno ed a fronte di adeguate e documentate garanzie.
In assenza di tali garanzie,tali dati non dovranno essere raccolti e registrati se non conil consenso espresso e chiaro del lavoratore.
10.2. Un lavoratore o un candidatoad un lavoro non può essere interrogato circa il suo statodi salute ed essere oggetto di un esame medico, se non ai seguentifini:
a. determinare la sua attitudine ad un lavoro immediato o futuro;
b. coprire le necessità della medicina preventiva;
c. ottenere assistenze sociali.
10.3. I dati sulla salute nonpossono essere raccolti presso fonti diverse dallo stesso lavoratore,senza il suo consenso espresso e chiaro, o nel rispetto delledisposizioni del diritto interno.
10.4. I dati sulla salute copertidal segreto medico dovranno essere trattati soltanto da personalevincolato alla regola del segreto medico.
Queste informazioni non dovrannoessere comunicate ai servizi del personale se non ove ciòsi rendesse indispensabile per l'esercizio di funzioni di taleufficio previste dal diritto interno.
10.5. I dati sulla salute copertidal segreto medico dovranno essere registrati separatamente dallealtre categorie di dati conservate dal datore di lavoro.
Dovranno essere prese misuredi sicurezza, per evitare che persone estranee al servizi sanitariopossano avere accesso a tali dati.
10.6. Il diritto di accessodella persona riguardo ai propri dati sanitari non dovràmai essere sottoposto a restrizioni, a meno che, l'accesso a talidati non possa portare grave nocumento alla persona interessata;in questo caso, i dati potranno essergli comunicati tramite unmedico di sua fiducia.
11. Pubblicità relativaa dati a carattere personale
11.1. Le informazioni sui datia carattere personale conservate dal datore di lavoro dovrannoessere messe a disposizione del lavoratore interessato, sia direttamente,sia per il tramite di suoi rappresentanti, o essere portati asua conoscenza con altri mezzi appropriati.
Queste informazioni dovrannospecificare le finalità principali dei dati, la tipologiadi dati registrati, le categorie di persone o di organismi aiquali i dati sono regolarmente comunicati, nonchè le finalitàe la base giuridica di questa comunicazione.
11.2. Le informazioni dovrannocomunque far menzione dei diritti del lavoratore nei riguardidei suoi dati, come previsto dal paragrafo 12 della presente Raccomandazione,così come delle modalità di esercizio del dirittod'accesso.
12. Diritto d'accesso e di rettifica
12.1. Tutti i lavoratori dovrannopoter accedere, su richiesta, ai dati a carattere personale cheli riguardano, in possesso del loro datore di lavoro ed ottenere,all'occorrenza, la rettifica o la cancellazione di tali dati quandoessi fossero posseduti contravvenendo ai principi stabiliti dallapresente Raccomandazione.
Quando si tratta di dati eccedenti,ogni lavoratore avrà il diritto, secondo le previsionidel diritto interno, di contestare tali eccedenze.
12.2. Nel caso di una indagineinterna effettuata dal datore di lavoro, l'esercizio dei dirittidi cui al paragrafo 12.1, può essere differito al momentodella conclusione dell'indagine stessa, qualora l'esercizio ditale diritto rischi di nuocere al risultato dell'inchiesta.
12.3. Quando una decisionederivante da un trattamento automatizzato di dati posseduti daldatore di lavoro fosse contraria ad un lavoratore, questi dovràavere il diritto di assicurarsi che i dati in questione sianostati trattati in modo lecito.
12.4. Salvo quanto stabilitodalle disposizioni nazionali, il lavoratore potrà designareuna persona di sua fiducia per assisterlo al momento dell'eserciziodel diritto di accesso o per esercitare in suo nome tale diritto.
12.5. Per i casi di rifiuto,al lavoratore, del diritto di accesso ai dati che lo riguardano,così come della possibilità di pretendere la rettificao la cancellazione di alcuni dati, il diritto interno dovràprevedere uno specifico strumento di ricorso.
13. Sicurezza dei dati
13.1. I datori di lavoro o leaziende presso le quali i dati sono trattati per conto dello stesso,dovranno mettere in opera appropriate misure tecniche ed organizzativeper garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati a caratterepersonale registrati ai fini dell'occupazione, contro ogni accesso,utilizzo, comunicazione o modifica non autorizzati.
13.2. Il personale di serviziocosì come tutti coloro che intervengono nel trattamentodei dati dovranno essere tenuti informati di queste misure e dellanecessità del loro rispetto.
14. Conservazione dei dati
14.1. Un datore di lavoro nondovrà conservare dati a carattere personale per un periodosuperiore a quello giustificato dalle finalità di cui alparagrafo 1.3, a meno ciò non sia giustificato da ragionidi interesse di un lavoratore impiegato o di un precedente lavoratore.
14.2. I dati a carattere personaleforniti in occasione di operazioni di selezione dovranno, in lineadi principio essere cancellati dal momento in cui diviene chiaroche l'offerta d'impiego non avrà seguito alcuno.
14.3. Quando alcuni dati vengonoconservati in vista di una ulteriore domanda di assunzione, essidovranno essere cancellati su richiesta del candidato interessato.
Quando, per sostenere eventualiazioni legali, è necessario conservare i dati forniti inoccasione di una candidatura, questi dati dovranno essere conservatiper un periodo ragionevole.